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tags: summit2024
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# 20240102會議

參與者：
連結：https://meet.google.com/rsx-zydx-gdp

## 場勘時間
- 優先順序 1) 2/27（二） 上午 2) 2/29（四） 上午 3) 2/27 下午 4) 2/29 下午
- 沒有課的話可以 [name=whitecat]
- 想確認 rayen 跟 yellowsoar 是否能夠參加。
## keynote speaker

### 國外講者
- 要確認回信進度 [name=whitecat]
- 信件草擬如下：
Dear Dr. Postill,

I hope this message finds you well. Please accept our sincere apologies for the delay in responding to your correspondence.

We are happy to inform you that we are able to cover the expenses associated with your accommodation for the upcoming g0v Summit 2024. Additionally, we have allocated a budget of 2,384 AUD to assist in covering your flight expenses. While you have the flexibility to book your own flight, we trust that this budget will be sufficient for your travel needs.

Furthermore, we will arrange for your complimentary stay at a reputable business hotel in Taiwan from May 3rd to May 4th.

If you have any specific preferences or requirements regarding your travel and accommodation, please do not hesitate to inform us, and we will do our utmost to accommodate your needs.

It's important to note that, while you may choose to book your own flight, we encourage you to keep receipts for your expenses, as we will reimburse you up to the designated budget.

Once again, thank you for considering our invitation. We are sincerely looking forward to your presence at the g0v Summit 2024.We eagerly anticipate the opportunity to host you in Taiwan.

Best regards,
Pomin Wu
Chair of g0v Summit 2024 workgroup
（尚未確認的地方：旅館要詳細寫地點嗎？然後要解釋一下我們怎麼算那支應的五萬的嗎？但怕講這麼詳細不太禮貌（？）

- 目前可以出的範圍：墨爾本來回 （經查詢為5萬左右）/ 請他自己訂機票
- 準備訂房 [keynote speaker 行政資訊](https://g0v.hackmd.io/@0mK-jjIbQx2mQA12qaGlNQ/rJeMoXQwp)

### 國內講者
- 議程委員討論情況
- 排序：
- 致昕 > isabel > mg
- 邀請流程：
- 議程組草擬信件後，由總召pm5確認後，並再由我們所有人都能追蹤到的mailing group寄出。[name=whitecat]
- 目前需要議程委員提供我他們的一些背景，議程委員決定邀請的原因（簡述即可）

## 議程委員開會
- 議程委員參加議程組例會為 Nice to have
- > 有什麼問題可以直接丟 slack 問，不然議程組會議僅少數議程委員出席，其實代表性不足 [name=paul]
- [🗣 Slack channel: #summit-2024-program](https://g0v-tw.slack.com/archives/C05B02XHGDU)

## 預算準備
- 待補，目前已經整理完之前 summit [預算資料](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1wkkgdsjX7CJLKEJmPyDDMDHcVMQ8VQt6AMUSBt1Dy80/edit?usp=sharing)
- 參考資料
- [2020預算](https://docs.google.com/spreadsheets/d/19cVquMoVev0rFCuVYaHU28OLiJ0l3ReCsCdmY-miKvM/edit?usp=sharing)
- [2018預算](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17GOZK2Pe9JoY31joFq3OxvpJsETeBiuyMnK7WcNGFsQ/edit?usp=sharing)
- 會與口譯組大大確認相關經費狀況與是否要調整！預計1月中以前完成！

- 口譯夥伴 wilt 回報：
- 我需要知道幾個軌道，幾天，開始跟結束時間。
- 個別軌道的會議廳大概可以容納多少人/或是預計有多少人會參加。
- 沒有預算的考量：
- 如果有預算當然是做好做滿
- 如果沒有足夠預算的話，就是優先度的問題。
-
- Bottom line 最基本是什麼？
- 希望至少有一軌，或 keynote 會有口譯 [name=peter]
- 如果直播的話，才有口譯的價值，沒有直播的話，就沒有口譯的價值 [name=yellowsoar]
- 直播
- 可能的選項 VS 預算 (參考 2020 舉辦在多場地而且需要設置口譯箱)
- 只有 Keynote X 1 人，大約 2-5 萬
- 翻譯費用：單一軌 X 3 人，大約 10 萬
- 兩軌 X 3-4 人，大約 12-15 萬
- 三軌 X 8 人，大約 30 萬
- 總召：最少預算大概是10萬左右，最多15萬
- 口譯的部分是否可以錄影需要和 Wilt 確認
- 行情價 1.5 倍(以開系列社群來說) [name=白貓]
- 需要考慮對年輕譯者的口譯成果保護

### 預算上的動議：
- 拉贊助：國外講者與口譯？
- keynote speaker:已經 secure
- 內部排序：口譯的優先度會比較高 [name=peter]
- 考量外部排序：國外講者

### 要跟 wilt 確認的事情先列下來
- 是否錄影，以及錄影會不會影響價格
- 按照目前議程預排的時間表，以單與雙軌來做人數的規劃與報價
- 中研院的環境需不需要設備（可能會牽扯到場布的注意重點）

## 社群軌更新
- 似乎沒有什麼可以更新的。
- 持續追蹤進度
- 1 月底要敲定社群軌

## 場務組與議程助理重要性
- 1/6大松可以進行：徵集現場的議程助理協助現場議程進行
- keynote speaker 的接待者由總召擔任
- 1/6大松可以進行：處理與彙整好場務的資料，

- 場務跟場地維安：