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title: g0v Summit 2024 組織架構
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# g0v Summit 2024 組織架構

## 前提

Summit 工作小組的目標：

* 要能夠完成活動：活動有辦出來、沒有開天窗、沒有掉太多球。
* 要能發揮品牌影響力：主要是能與不同的群眾對話、傳達 g0v 精神、邀請協作。
* 要能執行「治理」的工作
* 加分：減少大家開會的時間
* 加分：降低不確定性，減少壓力

### 能夠完成活動

活動有辦出來、沒有開天窗、沒有掉太多球。

> [name=pm5] 抱歉，braindump 一下，把我一時想得到的工作都列出來。這只是為了討論的需要，實際上還會有很多細項是我沒寫或我不清楚的。

大致上需要完成以下這些工作：

- 工作內容（分組）
- 財務
- 管錢 + 管帳
- 建議與建立財務流程
- 接受請款，確認符合請款要求
- 確認符合授權，不符合時提出疑義
- 出款，通知請款人
- 對 OCF
- 議程
- 完成活動 2 天的內容規劃
- （超多事情）
- 舉辦 open call
- （超多事情）
- 舉辦 unconf
- 建議、討論、與決定活動主題
- 與合作夥伴商議合作議程
- 活動期間各場地助理
- 場務
- 主持場勘
- 聯絡場地細節
- （超多事情）
- 活動場地佈置
- 報到 + 服務台
- 出入管制
- 用餐區
- 茶水
- 食物
- 工人休息區
- 講者休息區
- 報到
- 講者 + 口譯 + 媒體 + 貴賓接待（如果各組沒有來接的話）
- 失物招領
- 票務
- 票種：盲鳥票、早鳥票、邀請票、贊助票、一般票、學生票、團體票、公關票
- 設定購票系統
- 開票種 + 張數
- 開邀請碼
- 關票種：早鳥票時間到了要關掉
- 調查會眾背景
- 討論、決定、調整票種 + 票價 + 張數
- 現場工作
- 排除報到問題
- 臨時開票
- 設備 + 直播
- 聯繫廠商
- 規劃、架設、測試網路
- 規劃、架設、測試直播
- 器材
- 直播平台
- 錄影上架
- 直播 + 設備看管 + 故障排除人力
- 贊助
- 與贊助方的關係維繫
- 探詢贊助意願
- 溝通活動時間、地點、主題、貴賓、贊助方案與效益
- 商定贊助細節、入帳細節、款項運用限制、發票或收據開立、回饋品
- 確認贊助訊息露出
- 確認回饋品
- 成果報告
- 公關 + 行銷 + 宣傳
- 新聞稿
- 媒體接洽 + 採訪
- 網路平台宣傳
- 紀念品
- 大會手冊
- 活動網站
- 口譯
- 聯繫口譯設備廠商
- 接洽口譯老師
- 語種
- 報酬
- 班表
- 內容使用許可
- 確認口譯現場配置
- 口譯箱
- 音訊
- 手譯
- 接洽手譯老師
- 語種
- 班表
- 內容使用許可
- 確認口譯現場配置
- 直播攝影
- 紀錄（攝影）
- 組織紀錄工人
- 班表
- 即時調度
- 重點畫面
- 照片授權
- 休息備份充電區
- 器材租用
- 工人大合照
- 活動期間出照片
- 宣傳需求
- 媒體需求
- 會後
- 匯整 + 修片
- 儲存 + 上傳
- 總籌（所有與工人相關的事務）
- 工人名單
- 交通
- 住宿
- 餐點
- 識別證與制服
- 紀念品
- 慶功
- 顧問
- 不太清楚過去有沒有，但覺得需要。
- 做為與執行面相對保持距離，比較從外部觀點提供意見的角色。
- 提議
- 擔任過工人
- 參與過社群
- 保持多元性
- 有一個 shortlist 名單
- 與總召定期線上聚會討論（如果有總召的話）
- 緊急與重大事件的商討對象
- 跨組協調
- 因為我們都不是全職做這件事，大家幾乎一定不會同步。
- 大部分事情都需要 over communicate。
- 通常還是會掉不少球。
- 掉球的意思，就是某些事情沒有落實到分組上，有明確的負責人，所以需要一個不在各組之中的人找出問題所在，並且去解決。
- 所以主要應該是總召做這件事。

### 能發揮品牌影響力

主要是能與不同的群眾對話、傳達 g0v 精神、協作。

- 不同群眾：以下是對話切入的角度，而不是固定的分類。角度可以多重，可以重疊，可以變動。例如往往，廠商也是社群的一員，甚至也提供贊助。
- 社群：因為對議題、主題關心而聚在一起的人。
- g0v + 黑客 + 公民科技
- 開源 + 技術社群
- NGO
- 學術研究
- 公部門 + 法人 + 智庫
- 新創 + 商業
- 台灣 vs 港日韓東南亞 vs 國際：以上的每個角度都有在地（台灣）、區域（亞太）、國際（亞美歐非澳）的不同脈絡。
- 會眾：拿票進場的人、線上參與的人
- 講者：付出時間精力，一起經營活動內容的人
- 贊助商：物質上支持活動舉辦的人
- 廠商：接受委託，完成一部分工作的人
- 一般大眾：透過媒體、社交平台得知相關訊息的人

### 能執行「治理」的工作

> [name=pm5] 這些事過去多交給總召決定。

- 必要時對外代表工作小組
- 向 OCF 送出申請
- 場地簽約
- 廠商簽約
- 發聲明
- 發感謝文
- 保管所有個資與機密資料
- 誰決定哪些資料是機密？
- 可能是機密的資料
- 眾人個資
- 廠商報價
- 贊助者，必須以贊助者同意的方式露出
- 執行 Code of Conduct
- 必要時取消違反者與會資格
- 請款
- 誰可以請款？
- 誰決定一筆款項能不能支出？
- 誰決定誰應該調整工作內容、離開工作小組、誰要 take over？
- 任何無法有共識的事情，誰下 final decision？
- 沒有決定，會無法做事情。
- 沒有明確 owner 的問題，誰下 final decision？
- 有颱風地震戰爭，活動要取消嗎？

## 提案

### 提案一：總籌 + 組長 + 顧問 + 工人

> [name=pm5] 原本我想提案能不能有個 core team 或 committee + work group 形式的組織，就可以辦完 Summit。但看了一下所有要完成的工作內容，覺得這想法好像不太實際。所以還是先提一個基於過去的組織架構，另外增加一個「顧問」來補上之前缺乏的部分。
>
> 有幾個組還是需要組長，是因為，他需要很多工人：場務、議程、設備、紀錄。有些組比較可以不設組長，自行協調，有人來參加跨組協調就好了。

- 工人
- 例如：場務、議程、設備、紀錄組，需要超過 8 人的人力
- 接受組長排班、安排工作內容
- 顧問
- 提供外部觀點，協助 Summit 團隊瞭解情況、釐清問題、檢討方案
- 緊急與重大事件的商討對象
- 由總召參考各方建議組成的 shortlist 名單
- 3~5 人？
- 幾個建議的方向（不用全數符合）：
- 過去幾屆的總召
- 擔任過工人
- 參與過社群
- 保持多樣性
- 有來自不同規模大小的專案貢獻者
- 與總籌定期討論
- 希望是提供外部觀點，所以盡量不要同時是負責執行的人。
- 組長
- 負責各組事務
- 要出席跨組協調的會議
- 要列預算
- 可以請款
- 會收到出款通知
- 總籌 = 總籌組的工人 + 總召
- 總召曾經有 1 人、1 人 + 幾位副召、1~3 人共同總召，等等方式。
- 過去幾乎所有「治理」的工作都由總召決定。
- 當然都會徵詢工作小組的意見。
- 今年也可以討論有哪些「治理」的工作，可以先訂出流程，或是可以由組長們的共識決定。
- 也可能再加進贊助 + 財務

以上所有人都：

- 可以用 `summit2024` Hackmd team 開共筆
- 視情況會安排活動期間食宿
- 會拿到紀念品
- 可以出席慶功宴

### 提案二？