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tags: summit2024
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<div style="font-weight: bold; "><img src="https://s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/g0v-hackmd-images/uploads/upload_d73b3ea8ed15d74a3b555ac8b5d88a84.png" style="width: auto; height: 2em;">2024 宣傳組</div>

# 20231208 宣傳組第二十一次會議

> 時間：2023/12/8 （五） 9:00 PM
> 地點：線上
> 出席：RSChiang、Dong、阿敏、小侯(Hou)、繁嵐、YC、Ael

### 報告事項

#### 宣傳圖文近況

進度：
- 議程預排英文版
- Skyler 已經審稿過了大感恩
- 回憶殺
- 今天發最後倒數
- （接下來）
- 紀念品投票宣傳
- 社群軌議程

結論：
- 紀念品投票宣傳會先發出去。
- 社群軌議程組還沒把內容準備好QAQ，不確定是不是要跟著他們一起討論。
- 可能要先來做延期須知（？，避免到時候太趕。

#### 海報松後續

相關資料：參考 mailing list

進度：
- OCF 希望能將海報連結放上官網
- 部分局處需要海報電子檔
- 截稿日期可能要修正、檔案要壓縮
- 部分局處希望能有 banner 宣傳

結論：
- 未來建議：在公文放 QR Code、或是寄出後也寄 email 版本
- 海報縮小計畫 始動！
- 出成小圖片跟 小pdf
- 大松來研究怎麼上官網
- 新增一顆「下載海報」按鈕/連結 連到 google drive 之類的
- 不用很明顯，主要是方便 OCF 接到電話可以導引承辦人下載

#### 電子報

進度：
- 主要素材：議程組心得（還未與議程組確認蒐集情形）
- 備用素材：上屆參與者撰寫的[心得](https://g0v.hackmd.io/R2ihvYvUTA6HbYQKELSTvw)
- [排程表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rXPi1S34lon2Wm5g0xeYpZOLvVGucC20YkzgMAJpoyk/edit#gid=1286127685)
- 原訂 12/18 寄送

結論：
- 12/18 左右再提出草稿就可以了，先組內大家看一下
- 建議可以耶誕節前後（或是今年最後一週）寄送

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### [GitLab 開票追蹤](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090446)

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### 討論事項

#### 紀念品票選方式

相關資料：
- [表單](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf5NQJ3TUzva56BisxfkLTuxFewlaWIrbBdzp_hkxOBRD1QDg/viewform)
- [Slack 討論串](https://g0v-tw.slack.com/archives/C05B3EFJXE3/p1701963120977119)
- [設計小組討論](https://g0v.hackmd.io/P8QeEdU5T0uT50sOzg1NeA?view#%E7%B4%80%E5%BF%B5%E5%93%81%E6%8A%95%E7%A5%A8%E8%A1%A8%E5%96%AE%E9%80%B2%E5%BA%A6%E8%88%87%E5%95%8F%E9%A1%8C%E5%9B%9E%E5%A0%B1)

進度：
- 已完成紀念品投票google表單，請大家協助抓 Bug
- 另有兩件事待討論：
1. 蒐集填答者email的必要性
- 優點：
- 可以掌握填答者，對後續產品開發能更清楚會眾想要的規格。
- 缺點：
- 要蒐集個資，需要對做相關個資聲明。
2. 如何避免重複計票
- 投票
- 資料正確性比較重要！
- 方便大家操作比較重要！

討論：
- 確保銷路、轉換率滿重要的。
- RS 想到兩種做法：
1. 強迫留 email，到時候紀念品出來通知我
2. 純開 Google 表單的登入驗證功能（要有登入才能填寫），可選擇性地留下email，針對有特別留 email 的人進行通知
- 好處是可以區分純投票 vs 投票＋有留下 email 表達購買意願的人

結論：
- 朝後者進行調整
- 大松的時候來弄

#### 電子報的回信有人回嗎？

相關資料：

有人在 [e-mail] 問說「可以加入 Summit 籌備嗎？他想要參與年會」（英文）

討論：
- 感謝來信！
- 先確認是想報名擔任工作人員，還是想報名參加年會呢？
- 目前 summit 籌備皆在公開平台進行
- 可上網查看最新共筆，或是加入 [g0v slack](https://join.g0v.tw/) #summit-2024-bootstrap 頻道了解更多（華語為主）
- 國際夥伴可以加入 #intl follow g0v 的英語系消息
- 如果是想報名的話，我們預計在明年二月開放報名
- 請訂閱我們的電子報，密切注意後續消息（會有英文）

進度：
- 目前還沒有人回信～

結論：
- 明天 RS 會處理～

#### 官網要不要加上電子報訂閱按鈕？

討論：
- 我覺得可以加在頁尾 [name=RS]
- 是不是要讓大家能看到歷屆電子報？[name=Dong]
- 我記得 mailchimp 可能有內建

結論：
- 就加！因為網站要改版了，簡單就好
- 請 YC 提供一下訂閱頁面的連結
- 開一下票(・ω・)ノ

#### 社群小組期中盤點
相關資料：
- [社群媒體發文排程表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Re9ODKJSaC5u0kUyZmpNim9m_ycxLvA9drCAn7wXBJA/edit#gid=0)
- [在 g0v Slack #sns 關於 IG 精選與連結的訊息](https://g0v-tw.slack.com/archives/CPKVDVD88/p1700836604571159)

進度：
- 調查後發現目前組內可用人力 2 人（繁嵐、Mavis）
- 最近兩週發了 5 篇文
- 如果發文尖峰時期需要相等或更高的工作量，會需要更多人力支援QQ
- 社群小組辛苦了QAQ [name=Dong]
- 也要感謝 Mavis 一路跟著我們奮鬥QwQ [name=繁嵐]
- 目前已成為 g0v FB/IG/Twitter 三個平臺的 editor！~~DDoS g0v review process 成功~~
- IG 精選動態／Linktree 相關事項後來尚未收到回應
- SNS review 利益迴避／是否可常駐 tag g0v Summit 工作人員作為 reviewer？

結論：
- 可用人力
- 考慮 Slack 通知可能不會出現，先用 email 通知看看？
- 可以考慮用約線上會議時間或討論分工方式的方式來進行存活調查
- 真的找不到再討論怎麼辦
- 精選動態
- 可能要請 Isabel 設定成揪松的工作事項
- 社群治理程序
- 程序設計上比較不用擔心迴避問題，如果剛好抽到文案撰寫人，可以多 tag 一個人替代，就看感覺
- 特別挑人出來感覺不太行

### 臨時動議

#### 大松宣達事項、確認事項
- 待宣傳事項：
- [ ] 紀念品票選宣傳
- [x] 先麻煩 Skyler 跟 Dong 調一下表單欄位，明天早上才趕得及大松宣傳
- [ ] 文字個資告知大松時慢慢調
- 待確認事項：追追追！
- [ ] 追場勘時間！
- [ ] 追是否要延期、要延多久！
- [ ] 追要怎麼報帳！！！
- [ ] 追揪松精選動態！
- 待辦事項：
- [x] 海報縮小計畫 始動！
- 已新增縮小的 pdf、png 檔到 [主視覺海報雲端硬碟](https://drive.google.com/drive/folders/1V1QA5jMN4aHnC1MvZSkF9wD17jqywdTF?usp=drive_link) 中了！
- [ ] 紀念品投票表單之蒐集 email 個資法宣告！
- [ ] 徵稿延長發文備案
- [x] 文：[12XX_徵稿延期公告 - Google 文件](https://docs.google.com/document/d/1Y11wHMzwhtzFMTZ2pmWJwQovZWIla_Ff2oL2Al7tZPk/edit#heading=h.c6qv0kfgkim1)
- [x] 圖： [name=Dong]
::: spoiler 先隨意做了幾張自嘲滿點的圖
:::
- 等截稿的時候就可以寫說「連一刻都沒有為逝去的死線哀悼，立刻趕赴會場的是審稿委員」[name=RSChiang]
- [x] 回 [e-mail] 可愛的信
- [x] [Press Kit 媒體素材區](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/book/https%3A%2F%2Fg0v.hackmd.io%2F%40summit2024%2Fmedia-book)
- [x] linktree 建置，帳密在 [宣傳組帳號表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Caf_QZ3oFm3_X-mXhZILHKvzaiXeBWQp3mUntrzRr4M/edit?usp=sharing)

#### Press Kit 媒體素材區

可以開始想一下怎麼規劃媒體素材區
- 懶人包？
- 簡單的歷史沿革、文件蒐集
- 相關視覺檔案等
- logo
- 海報

#### 電子報訂閱連結

討論：
- 要不要調查收件語言偏好？
- （好像沒辦法分成兩個訂閱連結）

結論：
- 都做！先求有XD

### 下次會議時間、討論事項

12/15（五）9:00 PM

#### 追蹤事項

（看上面大松相關事項）

#### 散會

(10:35 PM)