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tags: summit2024
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<div style="font-weight: bold; "><img src="https://s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/g0v-hackmd-images/uploads/upload_d73b3ea8ed15d74a3b555ac8b5d88a84.png" style="width: auto; height: 2em;">2024 宣傳組</div>

# 20240419 宣傳組第三十九次會議

:::warning
💡 **你知道嗎？** 距離年會前，這是倒數第二次會議囉！
:::

> 時間：2024/4/19（五） 9:00 PM
> 地點：線上
> 出席：RS、繁嵐、Dong、YC、Hou、阿敏、SeanGau

### 報告事項

#### 跨組會議

相關資料：[跨組會議紀錄](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/book/%2FkYNAPch6Q1mIOpmBzCIF_g)

進度：

* 新增業務：講者桌牌
* 4/21 前沒給講者名單的話就沒有ㄌ，~~議程組會拿到一堆白紙~~
* [<span style="background-image: linear-gradient(90deg,#337ab7,#fd8a8a 30%,#fd8c04,#a8d1d1,#9ea1d4 70%,#337ab7); background-clip: text; color: transparent; "><strong style="font-weight: 900;">4/18 議程表終於確定了，噢耶！</strong></span>](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-0BlFpydEZtSFBjvOMyTmI0wPp-t0i1sLojpMIvBvM/edit#gid=1885804955)
* 翻譯組與紀錄組正在啟動中
* 人文館門口挖爛
* 餐飲從販售改成代訂，可能會移動到場外
* 交通車預訂中

#### 社群媒體

相關資料：[社群媒體發文排程](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Re9ODKJSaC5u0kUyZmpNim9m_ycxLvA9drCAn7wXBJA/edit)

進度：
- 本週發四篇文案！
- 年會 Keynote 介紹 x2
- 外國講者至政大演講宣傳協力
- 社群軌議程介紹：數位韌性
- 後來改由 YC 接手，改到 4/20 發佈
- 原訂 4/20 的議程表正式上線文，視當天小松進度安排發佈
- 行前通知文想要詢問 YC 能不能協助~

討論：
- > 剛看 [kktix 報名頁面](https://g0v-summit-2024.kktix.cc/events/c0nference)只有263人，想提議買個廣告，衝個人數(紀念品應該有多一些預算能拿來發廣告) [name=Dong]
> 感覺可以搭配 4/21 發的索票文一起推 [name=繁嵐]

結論：
- 交通車跟行前通知在一起介紹就好了(?)
- 下廣告的部分明天小松揪松就在隔壁就直接問！

#### 行前通知

討論：
- 提醒 Allen 開行前通知共筆
- 在媒體小組側欄下方開了[行前通知共筆](https://g0v.hackmd.io/-h8Xh-j8SWuhRWVmc8Muew#%E8%A1%8C%E5%89%8D%E9%80%9A%E7%9F%A5) [name=Dong]
- 因為需要翻譯，所以死線是不是4/29?
- 因為 OPass 每個人連結不一樣，所以不適合用 kktix 寄信。
- 需要透過 mailchimp 把模板塞變數搭配資料欄位寄出(繁嵐知道)。
- 繁嵐怎麼都知道 [name=Dong]

#### 電子報

相關資料：
- [第五期中文版](https://us21.campaign-archive.com/?u=5f2da7dc5b32fcf00c4e26170&id=21ea42138b)
- [第五期英文版(修最後一張圖ing)](https://us21.campaign-archive.com/?u=5f2da7dc5b32fcf00c4e26170&id=299b72f022)

進度：
- 第五期:
- 4/19(五)丟大群review
- 4/21(日)寄出
- 第六期-行前通知（最終刊）:
- 參考 [SITCON 2024 行前通知](https://sitcon.org/2024/mail/SITCON-2024.html)
- 內容：
- 可以參考[行前通知共筆](https://g0v.hackmd.io/-h8Xh-j8SWuhRWVmc8Muew#%E8%A1%8C%E5%89%8D%E9%80%9A%E7%9F%A5)，讓其他組別一起來寫共筆
- > 如果是整個年會的行前通知，當然是各組一起寫！[name=RS]
- 宣傳組內部可以先寫的：
- 紀念品介紹
- OPass使用說明
- 報到處/報到路線示意圖
- 飲食規定（待確定）
- 主食(中餐)：(場內餐券，場外餐車
- 點心：場內餐券
- R0、R1、R2、RH 場內不能飲食
- COC：[社群守則 Code of Conduct | g0v Summit 2024](https://summit.g0v.tw/2024/coc/)
- 活動共筆：[公告區 Annoncement - HackMD](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/notes/%2FtuKaU2PnRM-n8gS2slf6sg)
- 時程:
- 4/26(五)初步收齊行前通知要告知事項、整理初版
- 4/29(一)前翻譯完成
- 5/1(三)讓行政組輸出報名資料、產 OPass 報到連結
- 5/2(四)前寄出
結論：
- 第五期英文版做完丟到 bootstrap 請 [name=pm5] [name=chihhao] 看一下
- 因為有講到贊助商議程還是姑且讓他看看
- 如果有空的話可以修一下把「don't」的 dumb quote 改成「don’t」
- > \感謝阿敏，阿敏好棒/[name=RS]

#### 實體議程表

相關資料：[議程表](https://drive.google.com/drive/folders/1eXQqjyiHG0rSO2X_Ve6huIn0QjUT7Mcy)

進度：

> Dong 的精神狀態：
>  [name=RS]
> 嗚嗚嗚 [name=Dong]

- :::spoiler 議程表樣子
:::
- 校稿：
- > 基本上設計上沒什麼問題，比較煩的是一直在改(／‵Д′)／~ ╧╧ [name=Dong]
- 顏色 Day 1 / Day 2 不一樣
- 地圖這邊還沒有標示位置，如果預先做好座標位置會崩潰
- 解法：當天 set 好再加貼小紅點

結論：
- RS 跟 Dong 遁入校稿地獄然後希望週六送印

#### T-shirt

相關資料：[T恤規劃](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/media-book/%2F1cAd5TXHSaaCaWiFDTlY6g)、[衣服尺寸統計](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VK_UU-bfmRPyrXH_xNSVDhFV7IrQNsblT5cTqD66kK4/edit)、[T-shirt 雲端檔案](https://drive.google.com/drive/folders/1Xtg3xgfX99WBPaMWJPBU83lNFu2ZyCsI)

進度：
- 4/18(四) 晚間18:00會去玩美獨衣看樣衣，並簽約
> 謝囉wwww [name=RS]
> ~~這可以拿來當附圖發嗎~~[name=繁嵐]

- ::: spoiler 目前報價單

:::
- 4/19(五) 早上已完成簽約，接下來會進行大貨的製作，廠商表示 5/3 可以拿到，但會盡量幫我們趕看能不能在 5/2 前就到貨，以利後續運送事宜。
> 到時候就要麻煩艾倫貨運了 [name=RS]

#### 鏡頭保護蓋

相關資料：[鏡頭保護蓋規劃 - HackMD](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/media-book/%2FY8k3mFVDQbycoAeVsB9uZg)、[鏡頭保護蓋logo - Google 雲端硬碟](https://drive.google.com/drive/folders/1ZrYf0-yZwz0tIDXQcXxIW8MCZ4s84RcG)

進度：
- 4/18(四) 拿到送印友人（~~強者我朋友XD~~）的鏡頭保護蓋第一手上手照 [name=Dong]

結論：
- 可以開始整理一張[紀念品單價成本表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1foGkS4XkpTJrZDrXy1cwC_o-7xTKa2Rl5zlCnQpvBCY/edit#gid=0)，下週開會討論販售方案
- 下週末也是要發紀念品販售提醒，到時候可以更新方案

#### 各種場佈大型輸出

相關資料：[場佈送印 - Google 雲端硬碟](https://drive.google.com/drive/folders/1jTVjVxYHJPUQWZ00-RFv7DK_F1byu3U5)、[場佈送印統計資料 - Google 試算表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1DHaiLlxSK9zitbzaQMDUhK7gTdYJ8Nl-SR5NdQiJ0nc/edit#gid=0)

進度：
- 已跟廠商接上線（~~Connected!~~），正在詢問報價及最晚送印時間（根據先前報價單，約是定稿後5個工作天可以完成）
- ::: spoiler 目前報價單
:::
- 希望最晚下禮拜一能送印，再晚我的心臟不好 [name=Dong]

結論：
- RS 跟 Dong 動起來守護心臟
- 贊助商確定了所以也可以送印了
- > 沒有要露出又願意贊助的施主哪裡找 [name=Dong]

#### 摺頁

進度：
- 廠商報價中（小掉球，電話聯絡）
- 大多數贊助商仍未提供廣告

結論：
- 持續追殺
- 幫 Dong 買保肝丸

#### 網站

進度：
* OPass `sessions.json` 整合好後議程表就可以上了
* 英文版還沒接好翻譯功能
* 網站「贊助與媒體聯絡」按鈕連結是到年會網站文案，可能要修改一下? [name=YC]

討論：
* 明天小松需要研究一下怎麼呈現「主辦社群」、「議程類型」、「主持人」、標籤

#### 公文宣傳

相關資料：[議程傳單](https://docs.google.com/document/d/1wn726rzi0CXreZ8z2e0HKYOUVVw_zpjy5ofNPqRBCAk/edit)

進度：
- 原本想等到簽完約再弄公文，但承辦人希望提前送，於是乎便做了一個議程傳單送出去
- moda 需要我們再調一下揭露補助計畫名稱，不過這份文件裡面的議程表等等素材可以當作新聞媒體 fact sheet 給 YC 用
- 明天也要研究如何把補助來源上上網站議程表，截圖給承辦人

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### [GitLab 開票追蹤](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090446)

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### 討論事項

#### 媒體採訪規劃

相關資料：[新聞媒體採訪基本注意事項](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/media-book/%2FKLAvaSwhRkWFrQ3KJPGYwQ)、[採訪邀約草稿](https://docs.google.com/document/d/1coJbt9LdShS5B2zWsLhQVnojDQislmTjLROrgfs8Y5U/edit)、[會前新聞稿](https://docs.google.com/document/d/1ZBxTk34ZJomOjctqjgPQnjsunTIv0EgTsWbTqvY713I/edit)

討論：
- 採訪區規劃
- 2F 沙發區先搶先贏？
- 真的不行或因為施工太吵就再看看要不要挪到R3（講者休息室）或舞台後台
- 覺得可以把一些精美的電子報圖補在裡面[name=Dong]
- 當天可以跟新聞稿一起印出來放在旁邊[name=RS]

結論：
- 中文版看完後今明兩天就可以準備發
- 還是明天看一看再發！[name=RS]
- 英文版會在翻譯組翻譯完後再發

#### 識別證（Badge）

討論：
- 有沒有要做別的加工？
- 沒

結論：做兩個版本，送

#### 當天宣傳品印製

相關資料：[貼紙規劃](https://g0v.hackmd.io/luziuyfuTpKVCrrVG20tcw)

結論：明天收單！

#### 報名宣傳事項

討論：
* 突然想到如果報名系統開到5/4 00:00，行前通知5/2寄。那5/2之後報名的人，Opass連結要怎麼給？[name=YC]
* 要往上調整kktix的報名人數嗎？目前是500人，之前有說要調整到800人[name=YC]
* 要哦明天要提醒 Allen [name=RS]

結論：
- 應該會有補寄的週期？
- ~~沒有人力的話就放生他~~
- > 希望發完廣告後就額滿就沒這問題 [name=Dong]

### 臨時動議

### 下次會議時間、討論事項

4/26（五）9:00 PM

#### 4/20 放輕鬆要做什麼？

相關資料：
- 時間：明日 4/20 下午 1 點到 5 點
- 地點：NPO Hub 4 樓會議室
- 會現場出席的人：RS、YC(~3:30)、繁嵐
- 會遠端出席的人：阿敏

整理：
- 希望可以抓到大頭們把 gitlab 票清一清，現在很恐怖QAQ [name=Dong]
- 看[揪松目前有的手拿板](https://g0v.hackmd.io/PpFHUj1bRuiluTQpLAuIeA#%E6%89%8B%E8%88%89%E7%89%8C)尺寸、數量、要帶什麼去 Summit
- 跟 CPY 確認場地配置、動線，以利後續地圖繪製進行
- 這樣摺頁才可以下週一二順利完稿
- 詢問揪松下廣告的部分
- 提醒 Allen
- [行前通知](https://g0v.hackmd.io/-h8Xh-j8SWuhRWVmc8Muew#%E8%A1%8C%E5%89%8D%E9%80%9A%E7%9F%A5https://)
- 往上調整 kktix 的報名人數到800人
- 如果報名系統開到5/4 00:00，行前通知5/2寄。那5/2之後報名的人，Opass連結要怎麼給？ [name=YC]
- 提醒其他組寫[行前通知](https://g0v.hackmd.io/-h8Xh-j8SWuhRWVmc8Muew#%E8%A1%8C%E5%89%8D%E9%80%9A%E7%9F%A5)
- 研究一下網站怎麼呈現「主辦社群」、「議程類型」、「補助來源」
- [新聞稿](https://docs.google.com/document/d/1ZBxTk34ZJomOjctqjgPQnjsunTIv0EgTsWbTqvY713I/edit)、[邀訪](https://docs.google.com/document/d/1coJbt9LdShS5B2zWsLhQVnojDQislmTjLROrgfs8Y5U/edit)通知確認
- 開始準備完稿各式貼紙

#### 4/20 20:00 場務組協調會

#### 追蹤事項

#### 看看籌備大表

#### 散會

(11:02 PM)