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title: g0v Summit 2024 跨組會議
tags: summit2024
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# 跨組會議

## 第 18 回（4/30）

時間：4/30（二）20:30
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
出席：pm5、RS、Peter、Oliver、Dong、yellowsoar、白貓、Ian、Allen

- [<span style="background-image: linear-gradient(90deg,#337ab7,#fd8a8a 30%,#fd8c04,#a8d1d1,#9ea1d4 70%,#337ab7); background-clip: text; color: transparent; "><strong style="font-weight: 900;">大家行前通知寫好了嗎？</strong></span>](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/media-book/%2F-h8Xh-j8SWuhRWVmc8Muew)

### 議程

- 議程資料
- 有包含所有講者、所有主持人的姓名與 email 清單了嗎？Keynote 和社群軌都有嗎？
- 請貼一下連結在這裡 [name=pm5]
- [講者 all in one](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Ovu5Dvm86z4BmFk24096ns5X-OLvDIt7AlkALI2BiY/edit#gid=1362958153) speaker notice
- 異動
- 目前 Sungjoon Moon 那一場的情況？
- 預錄處理要盡量在週四完成 [name=Peter]
- 現在在等 Sunjoon 回覆，如果他的議程取消，一個處理方式就是將小班的議程移動到該場次。[name=Peter]
- 印製的議程表應該都來不及改動了，有點不推薦換會議廳、可能會讓不少人白跑⋯⋯[name=RS]
- 既然是預錄，提議兩廳都播放小班的議程 [name=pm5]
- 異動2
- 今日收到豆泥通知，web3軌有 1 個子議程要更動（抽換講者與議程），正在等待回覆。
- 行前通知
- [講者行前通知](https://docs.google.com/document/d/1v1zsxu2OWBBCb_9DKlQVh35oJq0m-_GYhoR66o1jnSg/edit?usp=sharing)今天會寄出，請大家幫忙看看還有什麼資訊要加的。
- 提案：附件放UD Talk 手舉牌圖片
- 
- > 我覺得不是一直塞進行前通知就有用，還是該思考資訊怎麼整理 [name=RS]
- > 宣傳組預計會整理部分行前通知資料上網 [name=RS]
- 我同意UD Talk 可以不用放。[name=peter]
- 今天組內討論是有打算把「口譯連結」那個 section 換成 UD Talk 共筆連結，然後口譯連結補進去。[name=RS]
- 有沒有考慮跟會眾行前通知 diff？只寄講者特殊的部分？[name=RS]
- 還是想合在同一封信 [name=Peter]
- [主持人行前通知](https://g0v.hackmd.io/@Pno233SAS8G5UfL5OvSRmA/SyeelQKLOp) 今天會寄出，請大家幫忙看看還有什麼資訊要加的。
- 主持人同時是講者或工作人員，所以內容就簡短而已
- 議程設備
- [物資清點](/ID79drHLQSCWaNNhNMfIPg)到齊
- 簡報用設備，場佈那天都可以拿到，並且測試過嗎？[name=pm5]
- 有兩隻要等場佈晚上議程助理抵達後才能測試。[name=peter]
- 目前能在場佈測試的有三隻，一隻組員的藍芽滑鼠，一隻我的，另一隻揪松團。
- [議程組細流表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4XNhq2Eb2ACg7EL0lMLOTdvTxtseGStF2Nl_umge2o/edit#gid=0)
- 特殊議程
- NDI 工作坊有需要配議程助理嗎？[name=pm5]
- 這個要跟 chihao那邊確認，已經傳訊
- 那接下來的 Tiff 呢？[name=Peter]
- R0 舞台可能要補幾個時間點改佈置（拍照好看） [name=pm5]
- Day 1 17:20 社群軌結束，小結之前，舞台上的座位要收起來？
- 可以，我來調整 [name=peter]
- Day 2 12:30 社群軌開始前，舞台上的座位要收起來？14:00 - 14:10 要再拿出來給下一場？（不確定他們是要同時都坐在台上還是輪流上台）
- 我來跟豆泥確認 [name=peter]
- 同時上台的話就不用變動
- Day 2 15:40 - 15:50 閃電講前，舞台上的座位要收起來
- 可以，我來調整 [name=peter]
- Slido 與 Hackmd 共筆
- [給議程助理與主持人的 slido 操作手冊](/ivpdUBsmRKWVtPhFk3YpXQ)
- 打算如何讓會眾拿到 slido 與 hackmd 連結？
- 大會共筆上有，行前通知也有放大會共筆，Opass裡也有
- 確定主持人都有能力翻譯問題嗎？
- 目前除了ronny都可以，但他那場全本土議程
- 要準備議程助理 [name=peter]
- 打算如何讓主持人在 Q&A 時段查看問題？
- 建議協調中控室或公用筆電投影，效果比較好 [name=pm5]
- 遠距講者如何使用 Slido？如何進行 Q&A？
- 大助建議：請講者同時開一個視訊會議互動，但是這就無法即時同步
> 我 slack 上是建議小班如果想要跟會眾互動可以考慮開一個視訊會議連結，並沒有人問我遠距講者如何使用 Slido，我覺得就如Slido QA 如下方說的，直接請他們到共筆上回覆，或是直接在 slido 上回覆就好
> [name=大助]
- 有一個講者小班，可能想要即時互動。目前希望跟講者溝通。
- 沒有要即時互動的講者，slido 問題可以先整理好，放到共筆上進行。再請他們到共筆上撥空回覆。
- 講者播放ppt方式
- [輪播ppt](https://docs.google.com/presentation/d/1jX8W78zRfiahL1lZkHDEadMRwSYOM-NST3U1HoAIrrg/edit?usp=sharing) 要跟設備組討論作法如何進行比較好
> R0 有控台可以幫忙放，R1, 2 需使用公用筆電＆無縫切換器自行操作
> [直播錄影注意事項中有提到](https://g0v-tw.slack.com/archives/C05B02XHGDU/p1714454878296509)
>
> [name=大助]
- 不同場地要用同一份嗎？
- 要放當日的議程內容嗎？
- > 建議不用再放議程內容了，OPass 跟摺頁都有 [name=pm5]
- 收到 [name=peter]
- 預錄議程
- 想請問議程組[有沒有把預錄格式提供給講者]( https://g0v.hackmd.io/@daisuke/g0vsummit_Recording_Warning)
- 目前提供的影片版面跟格式都有問題，不符合 [4/18 在 Slack 上提供的規格](https://g0v-tw.slack.com/archives/C05B02XHGDU/p1713449963501779)[name=daisuke]
- 都有把預錄議程格式提供給講者，但講者不聽話(;´༎ຶД༎ຶ`)[name=Peter]
- 結論：再跟大助協調看看怎麼辦

### 場務

- [場務組細流](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17ZNsosP8vugnk2-ttCb7SQKgbpegJWysAzKDejfBqrA/edit#gid=0)
- 攤位
- 攤位要怎麼報到？怎麼去到他們的桌子？[name=pm5]
- 跟正常會眾一樣？他們有邀請碼[name=CPY]
- 我把 Access Now 的攤位人工填進[社群攤位招募表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AvpBx-B3a5kcCDGeiFCtTDiHn143CRbLbnwkyil7Gf8/edit#gid=2101964290)了以免忘記 [name=pm5]
- 喔喔瞭解，話說 Access Now 攤位位置的部分有人去告知嗎？社群攤位這邊副組長今天寄信告訴他們位置等詳細資訊[name=CPY]
- 服務台
- 失物招領
- 從前有些[失物招領表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1HTk9AnRfMmCHwSt_gdY-bYqsEaaG8Lv4S5WR5v_K--o/edit#gid=0)要不要參考一下？
- 騷擾事件通報流程
- 後面「跨組」會討論，流程可能接下來明天才會敲定。但服務台有蠻大的機會會需要瞭解通報與處理的流程。[name=pm5]
- 場地整潔
- 可以大概跟我說明一下人文館的垃圾處理嗎？[name=pm5]
- 我的理解是要先跟清潔人員說好、他們會協助指引垃圾集中的位置跟方式，可能場佈日要聯絡，他會指引我們東西要丟哪裡。不過大型垃圾還是不會幫我們處理 [name=RS]
- 補充一下，大型背板會請廠商清運走 [name=Dong]
- 我也記得是這樣，可以跟阿姨聊天，他們很好聊[name=CPY]

### 宣傳

- [代印品列表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ftZI2lD7AGKP-G6KZ5ToOgrYDoc2H_IA9gAC3zTf3FI/edit#gid=0)
- 資料夾請見[其他代印品 - Google 雲端硬碟](https://drive.google.com/drive/folders/1dJRj6efgKUtVNKJPBJ_2yicsoYxwB3kU)
- [紀念品販售規劃](/IHqfjDG1QW-13huYCuA5wQ)已經開立
- 手板、各式貼紙皆已送印
- 收貨小心QQ不要把發票、收據弄丟了 [name=yanzi]
- 攤位集章活動規劃
- 目前打算集滿折 50 元
- 需發放印章印台至各攤位，活動撤場前要收回
- [工作人員網站資訊與紀念品預購表單](https://forms.gle/MEqWjTQRbM7YuTF97)已開設
- 提醒大家於 Day 1 付費領取預購品
- 工作人員衣服發放
- 會於場佈日先清點轉交給各組長發放
- **超過日期填表的工作人員共有 15 人**（翻譯 6、紀錄 5、行政 2、議程 1、財務 1）、且許多人要求大尺碼
- 因遠超出預留衣服數量，縱使將預留衣服全數發放，也無法滿足尺寸需求；**亦不會有多餘衣服可發放予未填表之講者與社群軌參與者**
- 可能處理方式：
1. 追加衣服訂單（需年會後取件寄送）
2. 晚填單者僅能現場候補，先到先得、尺寸發完為止
3. 晚填單者僅能兩件紀念衣服選一件
- 尺寸發完時：以 2020 Summit T 替代、或就不送了
- [尺寸統計](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VK_UU-bfmRPyrXH_xNSVDhFV7IrQNsblT5cTqD66kK4/edit)
- 結論：
- 工作人員晚填表的可以讓他登記事後領取[name=pm5]
- 講者
- 多保留3-5件，請議程組調配提供欲保留的尺寸
- 不足的以2020年填補
- 要跟揪松借的物資的最終確認，哪些要請揪松佈攤時一起帶？
- 如果揪松能幫忙載，Allen 就能輕鬆一點 [name=Dong]
- ~~否則就要感受業障~~ [name=RS]
- 今天跟 yi 確認過回程可以由揪松帶回去[name=Peter]
- 詳細物資請見 [揪松團物資統計 - HackMD](https://g0v.hackmd.io/PpFHUj1bRuiluTQpLAuIeA)
- 活動期間社群媒體發文
- 依照目前的[排程](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Re9ODKJSaC5u0kUyZmpNim9m_ycxLvA9drCAn7wXBJA/edit#gid=0)只有開幕文跟閉幕感謝文
- 我覺得籌備團隊自己的發文可以不用再多，只是確認一下。然後這樣是否[紀錄組的快出](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CvC5M7mSHpj2QYRO8A_mzLoNyPWmzFcMCXAQHNgv6ow/edit#gid=1753001416)可以不用太多？[name=pm5]
- 還有新聞稿跟提供媒體素材要用
- 鼓勵會眾發文用的 tag 是 #g0vSummit2024 嗎？[name=pm5]
- 對！`#g0v #g0vSummit #g0vSummit2024 #公民不打烊` [name=RS]
- 媒體採訪
- 目前有沒有要約採訪的媒體？[name=pm5]
- 暫時沒有收到通知，AN 那邊宣傳素材再持續溝通 [name=RS]
- 義賣收據已經拿到，也已經預支5000零用金做找零 [name=yanyiyi]
- 屆時需要開試算表紀錄編號、以及討論怎麼把錢清點匯回 OCF

### 紀錄

#### 紀錄組需求提醒
各組組長好，這裡是紀錄組來做最後的[出圖需求最終大確認](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CvC5M7mSHpj2QYRO8A_mzLoNyPWmzFcMCXAQHNgv6ow/edit#gid=1753001416)
1. **請各組組長務必再三確認委託是否正確（尤其是有註記和有將「需求」以底色標記起來的地方）**（問題我依照組別統整如下）
2. 已確認者請在summit團隊slack上標註@whitecat 回報！
3. 最晚請在本週四前完成確認，新增需求最晚一樣僅接受到本週四，超過就不再受理需求囉，新增需求請自行按照以下格式，和活動時間順序填寫，並標注在summit團隊slack上標註@whitecat 回報有新增要求
4. 小組約拍時間一樣**請在週四前完成登記**並在summit團隊slack上標註@whitecat 提醒，超過就不再受理需求囉

#### 各組需求問題統整

- 總召和贊助組：
- 需求彙整中有沒有缺漏一定要拍的重點議程？
- 我想*應該*會每一場都拍到吧？除此之外我這邊沒有要再特別拍的。 [name=pm5]
- 每場要拍可以，但是拍上半身特寫不保證可以拍完，因為這次收了很多沒有相機的人 [name=whitecat]
-
- 兩位方便**我們Day 1中午**把你們抓去和社群&贊助商攤位合照嗎？
- > Day 1 中午我可以 [name=pm5]

- 議程組：
- 講者上半身特寫（放社群媒體用）
- 與觀眾互動
- 這兩個需求我們盤點完人力可能只有「重點議程」和「工作坊」能保證有人力可以滿足（因為有4位工人沒有相機，2位工人的鏡頭焦段不夠長Q）
- 我可以支援相機 [name=Peter]
- 我不敢讓沒有相機經驗的人使用別人的相機，除非你不擔心或是是給認識的人使用 [name=oliver]
- 喔好xd，那沒事 [name=Peter]
- 上週有看到有些議程有誤或是需要調整，請問什麼時候之前會確認所有的議程！
- 週四 [name=Peter]
- 議程助理會協助拍攝，不過就是手機 [name=Peter]
- 結論：nice to have

- 宣傳組：
- 重點議程的認定是放在R0的議程嗎？有沒有其他不在R0的議程也是宣傳組也是兩天快出想要看到的議程照片？（當時說要拍工作坊的部分我有點沒弄清楚，拍謝）[議程連結](https://summit.g0v.tw/2024/agenda/)
- 焦點議程是特別指 A N 那一個，因為他不是社群軌。[name=RS]
- 重點議程是 YC 覺得一定要拍到的。這有個清單。[name=RS]
- 為什麼要快出是因為要給新聞媒體。如果人力不足，是可以再溝通一下。[name=RS]
- 人力 Day 1 有能力拍完 keynote & keynote panel & A N，但再下來就有點緊了。能不能只快出這 3 場就好？[name=WhiteCat]
- 下午數位韌性這些社群軌我們可以先排不快出沒問題，我再跟贊助組 check 他們有沒有其他 concern。[name=RS]
- Day 2 「救松工作坊」我們需要拍嗎？[name= yellowsoar]在跨組協作時提醒可能不用拍救松工作坊，因此來確認

#### 如何出圖與出圖時間
- 會中即時出圖：（即時出圖）我們會直接出在 [出圖需求表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CvC5M7mSHpj2QYRO8A_mzLoNyPWmzFcMCXAQHNgv6ow/edit#gid=1753001416) 後面的「出圖連結」請各組在那邊領取即時出圖
- 我覺得這樣很好。 [name=RS]
-
- 沒問題，其實原本我只有預期會被通通丟在一個資料夾XDD [name=RS]
- 會後出圖：（沒有特別要求要在會中出圖的需求）約需要**14-21**個工作天出圖

紀錄組感謝大家的配合>//<

#### 問題

- 之前說要租器材的事情，現在的情況？[name=pm5]
- 月太還是會租鏡頭，會報帳 [name=Oliver]
- 原則上之前沒使用單眼的不會幫忙租[name=RS]

### 行政
- [報名者列表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/10lqrHZlxZzBNkiopz0Gk8dpozkKSn7wLjNj1WsP1cqQ/edit?usp=sharing)
- 目前戰績 480 張一般票、22 張邀請票，合計 502 張票
- 這個表開地球沒問題嗎⋯⋯會被告耶 [name=RS]
- 要關權限 [name=Peter]
- 然後感謝致昕的podcast！ [name=peter]
- 請循正常管道傳遞個資 [name=pm5]
- [住宿規劃](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/S18UA6QWC)
- ~~想要異動還有機會~~，有盡可能每一組都有留人。今天確認過，不再異動了。
- 行政組會在 Day 0 完成付款跟 check-in
- Allen 會在璞樂米窩
- [餐飲規劃](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/Hyt_Ua7-R)
- 保險事項
- 會在工人行前通知說明保險相關事項
- 會需要在 Day 0、Day 1 請大家實體簽名
- 尤其是食安
- 食安疑慮請立即通報行政組保存證據
- 工作人員行前通知呢？
- > 我還沒做OAO [name=Allen]
- [給工作人員的行前通知](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/BkBTXJA-C)（5/2 更新）

### 贊助

### 翻譯
* 講者、議程簡介翻譯完畢
* UD Talk相關QRcode展示規劃
* 行前通知提供「UD Talk下載」網址
* 需要網址 [name=peter]
* 在welcome note、大會共筆、Summit官網提供以下QRcode
* 聽眾方(R0、R1、R2)
* 編輯方(R0、R1、R2)
* UD Talk下載
* UD Talk編輯操作說明
* UD Talk新手教學
* > 希望不要提供 QR Code 而是直接提供連結，否則手機上沒辦法掃描手機螢幕的東西 [name=RS]
* 手舉牌、名片列印(名片部分已列印完成並取件，謝謝 [name= Dong])
* 聽眾方(R0、R1、R2)
* UD Talk下載
* UD Talk新手教學
* UD Talk下載及新手教學能否放在OPass上?
* 有記到 to-do [name=yellowsoar]

* Summit當天UD Talk輸入端語言切換時間點彙整
* [4/25 UD Talk 測試 Action item](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/r1xU8d7x0)
* 議程助理能否協助確認UD Talk輸入語言切換?
* 末端瀏覽的頁面是否有連線數的限制?

* 參考[口譯、UD Talk與議程對照表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zZ3j0jNIqD7IdxViWAvvUvz9ugav9WG3o7hO8oygg6w/edit?usp=sharing)的「Agenda(UD Talk輸入端語言切換時機)」工作表
* 藍色的表格代表該議程為中文、綠色為英文
* 5/4
* R0:換場時段(10:00-10:10)、10:40
* R1:換場時段(10:00-10:10)、午休時段(11:40-12:30)、14:40
* R2:換場時段(10:00-10:10)、換場(14:00-14:10)、15:10、換場(15:40-15:50)

* 5/5
* R0:9:30、換場時段(10:00-10:10)
* R1:9:30
* R2:9:30
* 這個對照表有點難懂 [name=Peter]
* 這個也需要讓議程助理學會怎麼切換，應該需要 Skyler Peter daisuke 再談一下 [name=pm5]
* 只要換場的時候確認 UD Talk 的語言，是接下來的場次要使用的語言就好了。會在一台咪卡提供的電腦上切換，在控台區，不是投影片用的公用電腦。[name=daisuke]

### 財務
- 紀念品義賣：和 OCF 取得了義賣收據 [name=Yanyiyi]
- 提醒無法認列「捐款個人所得」
- 有勞販賣人員協助，會後開ㄧ個試算表紀錄編號與金額
- 當天點交給財務匯回 OCF or 約個時間整理完再匯回
- 財務協助申請 5000 零用金換攤位上找錢的零錢。
- 提醒有預支款的人，記得先領好錢（銀行 or ATM 有每日上限）
- 如有餘款會需要歸還 Der，請再看信中歸還帳戶
- 請款請一定要看[請款須知](https://g0v.hackmd.io/BneF56PWQxms79e_LfQnpw)
- 請務必要有合法單據，並且務必上去看是由 OCF or Wiki 核銷
- 可約 Slack 敲財務與約交單據：場佈下午會到、沒事會再去販賣攤位

### 跨組
- 騷擾事件通報流程是什麼？[name=Peter]
- 通報方式：
- 工作人員
- [表單](https://forms.gle/LYGUTG58yj8doKxT6)（5/2 更新）
- CoC 信箱
- 負責處理人員有誰？
- 只有一位顧問 + 總召，無法待滿。[name=pm5]，預計請議程委員協助。
- 已有 2 位議程委員、2 位顧問、加總召共 5 人。（5/2 更新）
- 相關資訊如何公告？
- [welcome note](https://docs.google.com/presentation/d/1mJEbPhkJnspe2unKG17UzIumSM0WHvuuSQpkWlcN2JE/edit?usp=sharing)?
- 印製出來貼在場地內？
- 代印期限：拜五凌晨
- 要自己找人貼
- 各場地已有 CoC 桌牌。另外 CoC 與通報 QR code 會印出來放在服務台、各場地議程助理處。（5/2 更新）

### 臨時動議

- 請問Allen: Drive 裡面的「g0v summit 2024 完整工作人員名冊」設備組倂到紀錄組了嗎?看到包含YuTin在內的三位不是紀錄組的人員被放在紀錄組? [name=Oliver]
- 嘿，對。當時他們填的時候剛好還沒有設設備組。[name=Allen]
- 這三位感覺是直播專業~ [name=Oliver]
- 講者晚宴保留席次再統計
- 行前通知我們會挑一些放上官網，所以我們比較重要的工作是把資訊整理起來成為官網的幾頁 [name=RS]
- 記得填[Summit 工作人員資訊頁 & 紀念品預購調查](https://forms.gle/MEqWjTQRbM7YuTF97)

## 第 17 回（4/23）

時間：4/23（二）20:30
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
出席：Allen、白貓、RS、Dong、yellowsoar、Oliver、pm5、Yutin、、、

### 議程
- 議程資料（現在集中在 OPass 上）
- 想問講者的 bio 跟大頭貼由誰負責追、什麼時候追完？[name=RS]
- 應該是已經在資料夾裡面了吧，我負責追 [name=yellowsoar]
- Day 1 keynote 沒有介紹
- 👉 需要英翻華，[已送翻譯組](https://docs.google.com/document/d/1C-YqYPBE50jqPI6O04xbJUZISgaaiAMmcUppKTqRLbk/)[name=yellowsoar]
- Day 1 keynote panel 沒有介紹
- [對應的資料欄位](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1bD97q0i9dmHOlG4hoPln157O_VKCwAwIvo8jMLiWnks/edit#gid=0&range=D50:E50)
- 👉 聯繫中，已在 OPass 工作表開註解。[name=yellowsoar]
- Speaker bio 都沒有內容耶？
- 兩位 keynote speaker 的 bio 我先[送翻譯組](https://drive.google.com/drive/folders/1bd37gIQ40b02nC1utd_BKtVl7RphmMfA)了[name=pm5]
- 如果沒有翻譯，是不是可以先把有的先補上去？[name=RS]
- 這樣會比較好[name=pm5]
- Day1 rentea 的議程沒有介紹
- 👉 已和 ddio 確認完畢會補上[name=yellowsoar]
- 👉 已在 OPass 工作表開註解。[name=yellowsoar]
- 預設 avatar 的背景是白色，講者名字的字體也是白色，會看不到字[name=pm5]
- 我們再抽換 >"< [name=RS]
- ❓ 有開 ticket ?[name=yellowsoar]
- ~~好像是 Android 版特有的問題~~ [name=RS]
- 我可以幫忙 debug Android 問題 [name=pm5]
- Day 2 的 web3 和學生的社群軌，那個 0 min 的議程，要不要放個「請見以下議程內容」然後列一下這個社群軌裡面的議程題目？[name=pm5]
- 0 min 的議程是我弄的！目的是把子議程秀出來；不過如果要 revert 成一大塊社群軌也是 OK [name=RS]
- 參考實體議程表的感覺：
- 我的意思是不用 revert 成一大塊，但是那個 0min 的似乎要有點內容，不然看了不知道為什麼點不出內容來。所以內容或許可以就放「參考子議程內容」就好了 [name=pm5]
- 那應該就是放一下社群軌介紹就好了 [name=RS]
- 他們好像都沒給介紹 [name=pm5]
- 不然就用我們宣傳時幫他們寫的內容塞進去 [name=yellowsoar]
- web3 的社群軌是無論如何都要不要議程簡介？
- 有提供，看要如何呈現？[name=peter]
- 一樣就用我們宣傳時幫他們寫的內容塞進去？ [name=yellowsoar]
- 他們[其實有給統一的介紹欸](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/session-book/%2FjzPO72A0Q3qsiWP2kieg-w) [name=RS]
- 五個都用統一的介紹 [name=pm5]
- → 直接補到 OPass 議程資料裡 [name=RS]
- Unconf 內容要不要放 unconf 規則？
- 覺得可以 [name=peter]
- [Unconf 與閃電講規則](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/session-book/%2FkFBljhsrSTW-mT_A-sBPVw) [name=yellowsoar]
- 感覺 Unconf 規則還沒有 finalized? [name=pm5]
- 議程組的結論是...[name=Peter]
- 3 個 1.5hr (90min) 的 Unconf
- 3 票/人，不限單一議程投票數量
- → 直接補到 OPass 議程資料裡 [name=RS]
- ✅ 時間已經修改完成[name=yellowsoar]
- Lightning talk 內容要不要放規則？
- 覺得可以 [name=peter]
- [Unconf 與閃電講規則](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/session-book/%2FkFBljhsrSTW-mT_A-sBPVw) [name=yellowsoar]
- → 直接補到 OPass 議程資料裡 [name=RS]
- [講者報到](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/H1mqaUb-A)規劃：
- 要分獨立的講者報到台嗎？[name=Peter]
- 跟 [name=CPY] 討論過後覺得講者不會比會眾了解場地規劃，還是安排在同一個地方就好 [name=RS]
- → 目前跟 CPY 規劃講者報到台在會眾報到台旁邊，都在2F南側樓梯旁
- Unconf 說明
- 放哪裡？
- 會多印規則貼在塗鴉區
- 摺頁裡也會有
- 報到時有人問可以提醒他去看規則
- 誰會做？
- 議程組會自行製作說明
- 有編雜支來印這些說明
- 討論：[議程組細流](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4XNhq2Eb2ACg7EL0lMLOTdvTxtseGStF2Nl_umge2o/edit?usp=sharing)，涵蓋議程組組員與所有議程助理
- 目前設定 8:00 工作人員報到完畢，8:30-9:20 為講者報到時間。
- > 場務組是 7:30 報到完畢，供參 [name=pm5]
- > 要確認一下，9:20 之後是議程組會把講者報到交接給場務組嗎？要交接的事項有什麼？[name=pm5]
- > 不會，議程組這邊會有議程助理在報到台 [name=peter]
- 討論：[物資清點](/ID79drHLQSCWaNNhNMfIPg)
- 目前關於瓶裝水，會建議講者自行攜帶環保杯，不主動提供瓶裝水，但仍會購買一箱備用。
- >
- 討論：講者交通費
- 目前根據 [預算表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ogc-vW5A7WXm7DC0Q0LTEeehS0MTOAVYp7d5DIsOnnQ/edit?usp=sharing)上的討論，講者在國內的大眾運輸交通費似乎會由OCF撥款
- 要跟講者說明單據
- 回程說明
- keynote 講者的計程車費是由講者代墊再由我們核銷嗎？
- 同上
- 想確認國外講者的機票補助贊助進度
- > 上禮拜五標案議價過後，確定沒有錢給旅費補助了 T_T [name=pm5]
- > 收到，沒問題 [name=peter]
- > 這個可以直接跟雁子 sync，有詳細的[請款說明](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/book/https%3A%2F%2Fg0v.hackmd.io%2FBneF56PWQxms79e_LfQnpw)[name=RS]
- Unconf 規劃
- Unconf 投稿與閃電講報名應該都會發生在塗鴉區
- 可以見[場地安排](https://www.figma.com/file/EJCw5U5ifHr9bdhfXyLg41/場地規劃?type=design&node-id=0-1&mode=design)
- 投票的規劃要跟報到綁在一起
- 提案：每人發3張貼紙放在package裡面
- > 不太懂「跟報到綁在一起」是指什麼。我看議程細流，unconf 說明會放在報到區。那具體來說比較大的事情是：
> 1. 說明長什麼樣子？因為我沒有在設計組的設計品裡面看到 unconf 與閃電講說明這一項，只有看到摺頁裡面會有。
> 2. 報到人員可以直接引導會眾去旁邊看規則就好嗎？或是有額外的事情需要說明？另外對於清楚規則的人，報到的時候也要順便可以領提案單嗎？
> 2. 貼紙要給幾張？另外「可能」要有議程組的時不時去巡一下 3F 白板區確定沒有突發狀況。
> 3. 我在[議程細流](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1P4XNhq2Eb2ACg7EL0lMLOTdvTxtseGStF2Nl_umge2o/edit#gid=1737832027)裡好像沒有看到 unconf 票數統計完以後要在哪裡公佈 [name=pm5]
> 1. 目前的規劃是貼紙會放在會眾與講者會領到的 package 中，讓大家可以投票。
> 2. 目前說明在摺頁中會有，說明目前是議程組這邊印製好之後會貼在塗鴉區
> 3. 報到人員就直接引導去看規則，並告知有這個活動。目前場地規劃上，提案單撰寫會在塗鴉區，避免影響動線。
> 4. 目前想法是給3張，我會安排議程助理協助。
> [name=peter]
- 確認：住宿入住時間
- 有大部分的議程助理無法參與場佈，對於這些人員要請他們何時在何地集合？
- > 這個應該請議程組自己訂一個時間再來報告就可以了。[name=pm5]
- > 目前我先敲19:00，看行政組覺得是否 ok [name=peter]
- > 17:00 會議廳就會關囉，這樣變成熟悉場地的時間只有年會當天清早，要特別小心 [name=RS]
- >中央研究院活動中心下午兩點可以入住，其餘住宿點下午四點可以入住[name=Allen]
- 之後給入住說明。
- 完整議程資訊已經寄給講者
- > 好！[name=pm5]
- 預錄講者追蹤中
- > 好！[name=pm5]
- 邀請信已經全部寄出
- 報到時間 8:30 更新到 OPass 了[name=yellowsoar]

### 場務

- 見[場地規劃](https://www.figma.com/file/EJCw5U5ifHr9bdhfXyLg41/%E5%A0%B4%E5%9C%B0%E8%A6%8F%E5%8A%83)
- 報到動線可以看 [name=Ted 顥天] 幫忙拍的 [中央研究院人文社會科學館 北棟樓梯至圖書館 動線展示](https://odysee.com/@ted.lu.tw:c/sinica-north-to-hslib:5?r=J6xDG6SYcdHNtVyz31PhhYgmeaFVDjAj)
- 要訂給會眾的返程交通車嗎？
- 我覺得可以，一趟沒很多錢 [name=pm5]

### 宣傳

- [行前通知](https://g0v.hackmd.io/-h8Xh-j8SWuhRWVmc8Muew)
- **4/27（六）截稿**，5/2 寄出
- 請各組務必填寫！
- 實體議程表、拍照背板與關東旗已送印
- 關東旗面向會做成 2 左 2 右方便擺放，以後也可以讓揪松大松使用
- badge
- 正在採購掛繩中，會稍微超出預算
- 預計 5/2 前寄送至揪松辦公室
- 確認：大型輸出廠商詢問 [name=Dong]
- 一、有確定進、撤場的時間嗎?
- 進場：5/3 9:00-17:00
- 撤場：5/5 17:00- （會議廳內 18:00 關閉，公共區域不受限制） [name=RS]
- > Unconference 時就會開始撤場，咪卡應該六點前撤完沒問題，但還是希望跟技正溝通延長到七點[name=pm5]
- 三、停車(卸貨區)資訊?
- 卸貨區：因人文館門口施工，可能要停土地公廟那邊（在人文社會科學館旁）；物品可從北棟貨梯搬入 [name=RS]
- 進場車輛號碼：BLB-3006
- 廠商預計 5/3 10:00 進場
- 行前通知寄送方式
- 目前可能要付費升級 MailChimp (audience count > 500)，準備追加預算
- 要不要問問 NETivism（合作夥伴）？
- 需求：開個有 mail merge 功能的電子報系統帳號，讓我們寄行前通知跟 OPass link
- 早點拿到就可以先讓組員熟悉，不然可能就要花錢 [name=RS]
- 工人頁面
- > 壞掉了要修 [name=Oliver, WhiteCat]
- > 救命 [name=RS]
- 之後會跟大家統計，先準備好大頭照！

### 贊助

- 拜二啟動會議
- > 還算順利，持續修改中 [name=pm5]
- 5/1 交執行計劃書
- 計劃人員（專案助理、專案助理研究員各一，4-12 月全職）詢問僱用中
- 贊助商回饋收集狀況
- 摺頁廣告
- 實體文宣
- 臉書貼文
- > 我昨天把所有可以放廣告或文宣的合作夥伴都寄信問了一遍，並且說廣告希望最晚 4/23 給我們。明天早上再清點一次，應該就可以收單。[name=pm5]
- > 紙袋會 BCC 再提醒，4/25 前確認 [name=pm5]
- > 主要是當初有承諾大會紙袋 logo 露出，確定沒有再砍 [name=RS]
- 大會共筆的 [welcome note](https://docs.google.com/presentation/d/1mJEbPhkJnspe2unKG17UzIumSM0WHvuuSQpkWlcN2JE/edit?usp=sharing) 的合作夥伴露出？ [name=Peter]
- > 今年沒有 promise，看要不要放[name=RS]
- > nice to have [name=pm5]

### 行政

#### 人力

目前行政表單人力列表：
* 總籌：1
* 行政：3
* 顧問：1
* 場務 & 場務助理：16
* 宣傳：9
* 紀錄：16
* 議程 & 議程助理 & 議程委員：21
* 財務：1
* 翻譯：1
* 口譯：6

合計：75 人

> RH NDI 場不是要直播？這樣設備要加人[name=yutin]
> 場務數字對嗎？看起來比議程+議程助理還少？[name=RS]
> 議程這邊還有議程委員 [name=peter]
> 紀錄組 Michael 有需要去支援直播嗎？ [name=Oliver]
> 如果要幫忙剪影片的話是算事後人力，所以沒差 [name=yutin]
> 我是直接從行政表單拉人數的[name=Allen]

結論：設備 +3 人

#### 餐飲

* [餐飲規劃](https://g0v.hackmd.io/Rdxr2MklQYCQF_a8tBAheQ)
* 收支平衡
* > 突然多了 24 萬之前沒編的經費，爆掉了QQ [name=雁子]
* > 早餐應該不包含講者，還有部分工人不會到場，應該可以少抓一半 [name=RS]
* 點心券販售價多少？
* > 暫定 150？或是200？ 150 會有找零問題，如果 200 我會再多加點心購買者覺得有划算 [name=Allen]
* > 也可以規劃成 100 塊，就單純咖啡[name=Allen]
* > 我覺得要有點心[name=pm5]
* > SITCON 會眾的點心成本也是 200 ~ 250，其實可以理解嗚嗚嗚 [name=RS]
* > 或是點心比較簡化呢？[name=Allen]
* > 你也可以讓大家直接捐 500 兩天吃點心，說是Pay for your 門票錢 [name=RS]
* > 可以最後兩小時大拍賣 [name=pm5]
* > 點心跟餐車要留拍照時間，開賣前先讓我拍RRRRRR [name=WhiteCat]
* > Dong 先舉手有什麼洞見 [name=Allen]
* > 你要不要加晚宴票變成划算組合 [name=Dong]
* **結論：**
* 約 200 元，還是會賣
* 行政組處理
* 會再跟場務組協調
* 餐飲要不要上網？[name=yellowsoar]
* > 給一篇兩百字的介紹幫你上官網[name=RS]
* > 可以！[name=Allen]

#### 跨組問題
* 攝影組設備租借數量
* 相機
* > 還有要幫紀錄組租借嗎？[name=Allen]
* 場務組設備租借數量
* 延長線
* 動力線
* 議程組想要簡報筆 [name=Peter]
* > 你要不要去 general 徵看看？這個我生不太出來[name=Allen]
* > 已經問過了 [name=peter]
* > ~~其實我們沒有義務要提供啦~~ [name=RS]
* 開車運送物資需求
* 5/3 三峽出發
* 送到揪松辦公室的物資怎麼辦？
* 早上：跟宣傳組 RS & Dong 一起搬五大袋衣服
* 議程組：可以代買一箱水＋運送嗎 [name=peter]
* 5/4 機動支援
* 5/5 機動支援
* 議程組想還 COC 桌牌 [name=Peter]
* > 需要有人力去借跟還 [name=RS]
* > 收到 [name=peter]
> 行政組有2個人力可以開車支援

#### 住宿
> 之後會提供大家工人行前通知跟入住說明。
* [住宿規劃](https://g0v.hackmd.io/H6Ie8B4TSvW7-2FtPQxrGA)
* 這幾天會新增各工作人員住宿點
* 中央研究院院內住宿名額約 10 人
* 各組有真的要住在院內的夥伴嗎？
* > 可以跟需要場佈場撤的組別 double check [name=RS]
* 場務組有許願至少 4 人

#### 其他

* > 工作人員請不要一直改暱稱(;´༎ຶД༎ຶ`) [name=Allen]
* > (σ′▽‵)′▽‵)σ (─＿─)||| [name=RS]

### 翻譯

* 4/22 21:00-21:45 [口譯 & UD Talk 會議共筆](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/r1xU8d7x0)
* UD Talk
* 4/25晚上測試UD Talk的校正功能
* 測試完畢後統整UD Talk操作資訊
* 口譯
* 一場議程只有「英->中」或「中->英」翻譯，一種翻譯的語言是一個固定的 YouTube 頻道
* > 我以為一個會議廳一個直播？而不是根據語言分？[name=RS]
* > 對，是每場次只會有單向翻譯，不會混翻 [name=pm5]
* > 應該是「R0」、「R1」、「R2」各一個頻道，而不是「R0 英語」、「R0 華語」[name=pm5]
* > 混講的話 UD Talk 應該會大亂？[name=pm5]
* > 讓校稿人員把亂掉的地方砍掉？[name=yutin]
* > 這樣就沒有日韓翻譯了QQ [name=pm5]
* > 讓校正的人直接幫忙聽打？[name=yutin]
* > 這邊說的是不同講者各自用不同語言完成整個 session 的狀況。如果是持續整場的話這樣沒辦法弄，還是要跟他說抱歉[name=pm5]
* 近幾日將統整針對講者的口譯 Q&A

### 紀錄
* 器材租借預算安排？
* > 我以為剛剛說不用租器材了？👀 [name=RS]
* 被安排快速出圖的人可不可以去租好的器材？
* > 我覺得是可以的，但要把預算開出來[name=pm5]
* > 這樣要不要還是找 Allen 幫忙也問問報價？還是已經有認識的器材商了？[name=RS]
* > 我預設想租器材的人應該有自己習慣的廠商⋯⋯? [name=Oliver]
* > 會問只是因為我也要跟同一間廠商租動力線 [name=Allen]
* > 要拍照的人要租什麼器材應該要自己準備好，我是這個心態啦 [name=Oliver]
* > 就還是開出來吧！預算並非無上限，所以還是要讓我們知道花費，來做後續評估 [name=pm5]
* 調查各組[攝影需求統計](/MMKYZhSzQ2iIyhH7MPY-xQ)
* 請各組一起完成[小組合照時間](/fxgCRwFMQAu9v93rf1GbGg)
* 死線：5/3 場佈日前必須完成
* > 否則就當沒有囉(*ﾟ∀ﾟ) [name=WhiteCat]
* 目前各現場工作組有想到什麼現場快速聯絡彼此的方式嗎？光只有Slack可能即時性不足？尤其是不同組之間即時的通訊？
* > 紀錄組內部是用line群組 [name=oliver]
* > Slack 其實把通知設定打開是很即時的(?) 也可以直接打電話，宣傳應該會用 Slack [name=RS]
* > 有些 conf 的做法是租借無線電 [name=WhiteCat]
* 之前已經詢價決定過不租無線電 [name=pm5]
* 場務使用 Telegram 等等，各組自己決定聯繫方式 [name=pm5]
* 開會筆記:
* 跟RS一起安排 5/3 場佈日與宣傳組人員一起拍攝紀念品
* 報到會分兩邊:會眾報到/講者報到
* > 跟 yutin 借器材 ʕ•̀ω•́ʔ✧ [name=WhiteCat]

### 臨時動議

- Allen 想找 pm5 一起看預算

散會 (10:18)

## 第 16 回（4/16）
時間：4/16（二）20:30
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
出席：pm5 Skyler Peter RS Dong Allen Oliver 白貓

### 議程
- 5/3 場佈是否需要議程助理出席
- 場佈時間跟方式應該是由 CPY 統籌？
- > 再來問 CPY [name=pm5]
- > 要喔！因為當天會需要很多人手協助場務組這邊，像是小貓袋 / 桌椅 [name=CPY]
- 建議是要，以免當天不熟悉場地[name=RS]
- 是否要製作講者桌牌
- 如果製作的話，宣傳組應該沒有人力幫忙摺跟處理抽換，可能要議程組自助
- 也建議詢問有沒有壓克力盒子
- 結論：如果要的話，提早確認好折的尺寸跟完整的講者頭銜名單後，在大會摺頁送印前（4/21）跟宣傳組說
- 收檔格式：CSV 檔案，包含講者名字、頭銜（含中英文）與場次編號（會印小小的幫助整理）
- 因為有印刷完稿能力的組員不多，我們原則上會優先把人力放在確認講板跟摺頁上，要印希望能都調查好、我們一次處理～[name=RS]
- slido
- 經詢問2020議程組長，Summit 2020似乎是以個人帳號開好所有slido，看看能否設立一個 summit 專用帳號，這樣也方便讓議程助理協助管理。[name=Peter]
- 推薦比照宣傳組模式用 mailing list 轉信 e-mail (`[e-mail]`) 辦帳號，這樣大家都能登入 [name=RS]
- 主持人全部安排完畢，相關資訊也完成處理。
- 目前印度講者簽證辦理中，泰國邀請信正在等待講者回信。
- 衣索比亞講者與奈及利亞講者確定改線上。
- 線上講者名單：
- 衣索比亞 Mesud
- 奈及利亞 Idris
- Datasketch
- ael
- 有議程助理與場務人員忘記填工人行政表單，正在請大家協助填寫。
- 各組如果有確定會來現場的，請組長邀請進入現場工作群。
- NDI 與數位韌性社群軌主持人資訊
- > 我去問 [name=pm5]
- 希望最晚 4/18 完成議程中英翻譯檢核，以確保背板能如實送印
- 想要印表機
- > 可能會有即時輸出需求之類的，像是 unconf [name=Peter]
- > 可以使用側門萊爾富或是跟摩茲工寮借 [name=Allen]
- > 我覺得 unconf 參加者應該有單語議程的預期、應該不用給予這麼高的支援 [name=pm5]

### 宣傳

- [社群媒體發文排程](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Re9ODKJSaC5u0kUyZmpNim9m_ycxLvA9drCAn7wXBJA/edit)
- 政大宣傳、剩餘社群軌、年會活動等皆已排程
- 目前密度大約兩天一篇
- 因 SNS 人力緊繃，如果有其他需要宣傳希望及早提出
- 贊助商等 4/24 or 4/26 前沒有提出 FB 宣傳要求可能就來不及了，可以看到很滿
- > Access Now 的 side event 可能要問 [name=Peter]
- 參見：[社群／設計開票說明](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/book/%2FwSn7PEXBTVC_IwNw92KExw)、[社群媒體發文需求](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/new?issuable_template=社群媒體發文需求)
- 媒體公關
- 預計發行[會前新聞稿](https://docs.google.com/document/d/1ZBxTk34ZJomOjctqjgPQnjsunTIv0EgTsWbTqvY713I/edit)與採訪通知
- 媒體報到流程 [name=YC] 會與 [name=CPY] 同步
- 需要確認媒體聯絡人留誰（pm5? YC?）
- 可能留 pm5 的
- > 要辦 burner phone 可以趕快辦 [name=RS]
- 電子報
- 目前內容是講者講題分析
- 下一次就是行前通知，因為需要整理跟翻譯建議 Allen 提早處理
- > pm5 可能可以補充點議程有趣的點，如果有找到的話再提供到 #summit-2024-media 給阿敏 [name=RS]
- 各式設計宣傳品
- 鏡頭蓋：上週已送印
- 樣品  
- 卡紙
- **衣服**：預計 4/18 左右打樣出爐，屆時需支付貨款與敲定尺寸
- 工人限定款預覽、[模擬圖 (not-to-scale)](https://drive.google.com/drive/folders/1hmbHgdu2D-_5Xw8HNdFRRxeERw0bnbLU)
- 目前以工人與講者[尺寸分布曲線](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VK_UU-bfmRPyrXH_xNSVDhFV7IrQNsblT5cTqD66kK4/edit#gid=2092971641)多抓 1.5 倍數量供替換
- 小松結論 A 款 100 件、B 款 150 件、C 款 200 件
- 會與廠商交涉調整件數
- <span style="background-image: linear-gradient(90deg,#337ab7,#fd8a8a 30%,#fd8c04,#a8d1d1,#9ea1d4 70%,#337ab7); background-clip: text; color: transparent; "><strong style="font-weight: 900;">請大家向你的親朋好友催填表單，逾期沒有保留到尺寸恕不負責</strong></span>（欸）
- 工人宣傳組送出前會去表單偷資料更新，講者的部分請議程組如果有收到新資料務必 double-check 一下衣服尺寸
- **實體議程表、大型輸出版**：廠商報價聯繫中，正在[最後完稿確認](https://drive.google.com/drive/folders/1-OJTcnGSq7gUAcGaTpcawPD1bVij5B9o)
- 宣傳組一切輸出校對將以[正式議程表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T-0BlFpydEZtSFBjvOMyTmI0wPp-t0i1sLojpMIvBvM/edit#gid=1885804955)上文字為主
- 送印前會在 #coordinators 再次確認
- **摺頁**：排版中
- > 廣告可能這個禮拜才能確定 [name=pm5]
- > 真的趕不上的話也可以用影印輸出，只要付出龐大的金錢代價也是有可能做啦⋯⋯[name=RS]
- **Badge**：設計中
- **技能貼紙復刻、語言貼紙、梗圖貼紙、打卡手版**
- 請至[貼紙規劃](https://g0v.hackmd.io/luziuyfuTpKVCrrVG20tcw)提案，死線為本週六
- 會跟 Summit 庫存紀念品一起規劃販售促銷事宜
- 網站：[議程表準備上線](https://g0v.github.io/summit2024/agenda/)，等 JSON 格式議程搞定

### 翻譯

* 筆譯：完成**合作夥伴與贊助商簡介中英翻譯**
* UDTalk 測試：
* 用手機收音，講一些句子測試（主辦方角度），以及用電腦點開演講的QRcode連結，模擬聽眾情境。目前測試結果...
* 需要注意咬字清晰，才能提高辨認內容的準確度
* 系統翻譯速度：中翻英、英翻中間隔皆大約1秒
* 手機與電腦在系統內容辨識方面，**內容不一定同步**
* 手機與電腦在內容辨識速度上有落差：講完一句話後，手機1秒後會出現內容，而電腦約3秒後才會出現。**假設聽眾只靠電腦接收演講內容，會有約3秒的落差。**
* 模擬講者與聽眾的情境
* **這星期六 放輕鬆 實體模擬UDTalk的操作。**
* 將另建**UDTalk 操作說明**共筆
* > 大助已經規劃好 UDTalk 設備處理方式，會使用咪卡的電腦翻譯 [name=pm5]
* 口譯報價：將議程表提供給 Wilt，請他協助幫忙排口譯老師的班表，以及提供新的報價
* **口譯老師的經費如何報帳?**
* > 我的理解是 OCF 勞報單事後匯款，請雁子補充～[name=RS]
* > 勞報單，但從哪個單位報帳出要等週六確認 [name=pm5]
* Summit當天翻譯組的協助事務
* 協助口譯老師處理相關事務
* 會向wilt詢問口譯老師可能需要哪些支援
* 協助報到
* 輪流接待
* **unconf跟閃電講是否有即時筆譯的需求?**
* unconf 的設定難做口譯，除非口譯老師自己興致一來跑出來當現場口譯，建議是不翻譯
* 閃電講可以考慮，會好很多
* > 多出去的時數可以做超時費處理 [name=Peter]

### 贊助

* 拜一的審查不太順利，要看拜五議價決定能不能要到標案
* 其他贊助的後續合作與簽約，這禮拜會繼續進行

### 總籌

* 這禮拜六 4/20 下午 1 點到 5 點 NPO Hub NPO Hub NPO Hub NPO Hub 有放輕鬆
* 再下一個禮拜六 4/27 的時間正在問

### 行政
* 工人住宿
* 目前暫定 29 人、 15 間房間
* 暫定：雀客藏居 台北南港
* 目前詢價的預算預計在 8-10 萬左右，遠大於 2020 預算
* > 活動中心能訂到一間都好，建議拆一部分去活動中心，一定有組別是就近方便的（例如說場務組） [name=RS]
* 工人行政表單
* 還有人沒有填寫本名與身分證字號、無法保險
* > 議程助理與場務助理可能還有除名遞補變動，住宿保留的夠嗎？ [name=Peter]
* > Allen 要不要直接在工人跳坑表單上面註明死線XD 沒填就沒有工人福利 [name=RS]
* > [name=RS]
* 結論：4/17 開始不受理新人，只能補資料到 4/20 前
* 交通車需要在福德廟迴轉
* 目前人文館門口挖爛的狀態
- 
- 
- 
- 
- > wow [name=Dong]
- > 今日第二次場勘討論的備案是在活動中心門口迴轉[name=RS]
- > 或許可以放關東旗 [name=pm5]
* 食物、餐飲備案
* 技正不希望會場出現販售交易行為，會導致展館被咎責
* 完全無販售方案
* 午餐約 180元/人
* 茶飲與點心 200元/人
* > 這個金額應該不可能免費送⋯⋯ [name=RS]
* 餐券方案
* 午餐約 180元/人
* 不供會眾？
* 茶飲與點心 200元/人
* 販售茶點無限券？
* > 建議跟 CPY 討論看看，可能也要考慮有人報到時會想順便買餐券？[name=RS]
* > 餐券數量有限，當天賣完引導自行去北雲午餐？[name=RS]
* 結論：找 CPY 討論
* 晚宴確定在北雲餐廳設宴
* 慶功宴確定在中研福德宮設宴

### 紀錄

* 目前登記紀錄組的人員包含組長已有12位，至少6位有社群活動拍攝經驗!
* 登記別組但會來支援的還有 白貓、Yellowsoar、YC、RAYEN，**非常感謝各位的幫忙！**
* 若原本組別有人員需求，好像可以先幫原本的組別為主。
* 有人之前建議可以租借較正式的器材:
* 機器：[Sony A7IV](https://www.lens.tw/product/sony-a7iv-a74%e5%96%ae%e6%a9%9f%e8%ba%ab/) = 1,000/天
* > 我有更便宜的廠商 [name=Allen]
* > 感謝 我再問你 [name=Oliver]
* 鏡頭：[Sony FE 24-70MM F2.8 E接環 GM](https://www.lens.tw/product/sonyfe-24-70mm-f2-8-e%e6%8e%a5%e7%92%b0-gm/) = 800/天
* 鏡頭：[Sony FE 70-200MM F2.8 GM](https://www.lens.tw/product/sony-fe-70-200mm-f2-8-gm/) = 900/天
* 借的話會借2機2鏡，3,700/天
* > **我個人覺得目前大家有的器材似乎夠用** [name=Oliver]
* > 晚宴可能需要全幅相機以免悲劇 [name=WhiteCat]
* 結論：盤點一下需要正式拍照需求的場合，安排有足夠的器材。
* 有人提議如 COSCUP 會給每年自己提供器材的人員 1,000 元器材耗損費，想知道大家的想法？g0v之前會嗎？
* > 2020 年有以補助 SD 卡的方式執行 [name=pm5]
* > 想編就編！如果不是買東西就是勞報，會算收入被課稅哦 [name=RS]
* 「參與會眾大合照」
* > 我的理解是大松開始或結束前會直接從台上跟大家拍[name=RS]
* > 閃電講開始或結束前？[name=WhiteCat]
* > 啊啊我以為是要會眾上台，那這樣OK [name=Oliver]
* 「各組工作人員合照」以及「工作人員大合照」的部分我可能會跟各組協調看看各組方便的時間。
* > COSCUP 會約早上七點半拍大合照跟各組合照，大概 20 分鐘 [name=白貓]
* > HITCON 是各組跟紀錄組約有空的時間，SITCON 工人大合照是閉幕時全部上台 [name=RS]
* > 或是慶功宴拍 [name=WhiteCat]
* > 印象中18年是 [name=pm5]
* 結論：Oliver 深思一下
* 晚宴有「正式拍照」的需求嗎? 有!
* 是否允許用閃燈？
* > 會議廳內可能不會想用到閃光燈 [name=RS]
* > 但會議廳內可能才會需要因為比較暗，所以也才提要借高階相機 [name=WhiteCat]
* > 或是開始議程的時候閃幾下（？）後面盡量少開 [name=RS]
* > 租超高感光度的單眼？（如A7S3）[name=Dong]
* > 咪卡有規劃舞台補燈，會議中盡量不要開閃燈 [name=pm5]
* > 建議有疑問的話可以跟大助（咪卡）問，我記得他是古早conf攝影老手 [name=RS]
* 可能要再請各組組長會長再彙整拍攝需求給紀錄組（要包含，何時出圖？參考照片範例）
* > 我再跟各組協調 [name=Oliver]
* 要跟設備組（或是控制燈光的工人）提醒，R0的舞台燈要打Spot Light不然拍照會很暗
* 「不拍攝紅繩子的會眾」的部分
* > 月太從過去COSCUP經驗建議我們要請大會將說明用詞更改成「不出有帶紅繩子會眾或講者的照片」會比較合適，因為到時候拍攝現場很混亂，難保會有不小心拍到的時候，這樣的說明比較可以避免爭議 [name=WhiteCat]
* > 我也同意 best effort 就好，畢竟人在江湖沒辦法避免自己不被拍到XD [name=RS]
* > Magic eraser! [name=Oliver]
* 好用的照片
* > 找攤位示意照片的時候覺得好用的比較少，像是會眾討論、紀念品擺拍這種就很實用！ [name=RS]
* > 重要的廠商要先講RRRRR [name=WhiteCat]
* > 可以排一兩位有經驗有技術的人員去拍特寫! [name=Oliver]
* > 贊助商攤位通常中午拍比較好看 [name=WhiteCat]
* 廠商的部分要記得找pm5跟Chihao一起交關！
* 紀念品的照片要拍嗎？
* > 要，場佈的時候拍 [name=RS]
* > 有看到白貓規劃了，白貓好棒！[name=RS]
* > 謝謝各位幫忙QQ [name=Oliver]

### 臨時動議

* 大家趕快把梗貼到[貼紙規劃](https://g0v.hackmd.io/luziuyfuTpKVCrrVG20tcw#梗圖貼紙)
* > 專業救火社群(X [name=Allen]
* > 炎炎消防隊 [name=Dong]

## 第 15 回（4/9）

時間：4/9（二）20:30
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
出席：pm5 CPY 白貓 Dong RSChiang PETER Oliver YuTin yellowsoar

### 宣傳

* 贊助商 logo 確認時間點
* 講者背板上面的 logo 曝光希望下週可以盡快確認⋯⋯
* 理論上珍珠版印製是大約兩週，但怕卡勞動節，抓到三週
* > 剩下維基媒體協會沒拿到，今天有多了三個，晚點會把有給檔案的贊助商 logo 放到 Google Drive。 [name=pm5]
* 追蹤：
* 今天早上為止的都更新到官網了
* 有寫在合作夥伴總表的都會先在背板預留空間
* 持續線上非同步與 pm5 & chihao 聯絡
* 議程表
* 也要上珍珠版，所以也要盡快確認⋯⋯
* 議程內容、主講人、主持人、與談人⋯⋯需要確認各議程想要的呈現方式
* 尤其是投稿人跟講者不同的議程、或是 panel（投稿時就提供了與談人）都需要確認
* 4/12 最後最後確認死線，議程組確認來不及的話可能就要加錢送急件才趕得上
* > 拜託拜託(;´༎ຶД༎ຶ`) [name=RS]
* 網站
* 初步內容上週已經上線，這週持續充實內容中
* > 宣傳組先處理好了翻譯！議程翻譯還請翻譯組多擔待了QQ [name=RS]
* 等議程表確認、yellowsoar 產出 JSON 後議程頁面會換上正式設計過的議程表
* 請大家幫忙追內容

* 大會摺頁與其他
* 都非同步的在 GitLab 搞定了
* 之後保持線上聯絡！

### 場務

* R3 規劃
* 原本在[場地空間規劃](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H4-XxanyDrIOm9UBxqlLQg1rggWZ7QcKJX5crTy5hCk/edit#gid=288396899)有想過做為小孩放養或行李寄放區
* 要的話可能要找人顧
* 「小孩放養處」是否有保母？ - [name=yutin]
* > R3 確定議程不會用到 [name=Peter]
* 工人休息室
*

* 網路問題 是否詢問服務台？是否需要安排人員？ [name=yutin]
* > 可立可會派人，那要跟他們確認會派人，人要坐在哪裡，要攤位嗎？ [name=pm5]
* 結論：先看看可立可會不會擺攤位，持續溝通
* 關於報到
* 尖峰時間後報到台安排
* > 尖峰時間過後，報到台會撤掉，改到服務台報到。 [name=CPY]
* 第二天報到方式
* > 第二天會看 badge，沒有 badge 的話再到服務台報到 [name=CPY]
* > 這次會嚴格審查 [name=CPY]
* 2F入場的門
* > 想開旋轉門兩邊的那兩個門 [name=CPY]
* > 可能場佈那天去跟警察講 [name=CPY]
* 關於租車
* 一台還是兩台？
* > 我覺得一台就好了 [name=pm5]
* 南港是否可以停？可以但到時候和司機聯絡
* > 5400 元/3hrs 1 台。路線要我們自己跟司機橋。可以事前。 [name=CPY]
* > 南港那邊會一個人，另一個人會在車上，就在有交通車的那 3 個小時 [name=Yutin]
* 要想一下那個時間需要交通車，還有幾點開始報到。
* > 可以請交通車第一班把工作人員都載到中研院 [name=RS]
* > 這次工人應該會住很遠 [name=Allen]
* 關於場佈
* 場佈時間
* > 再跟廠商確認是要整天還是下午就夠 [name=pm5]
* > 如果要場佈到 6 點以後要跟技正講 [name=RS]
* 是否提供飲料，提供中餐
* > 我們有這筆錢 ok [name=pm5]
* > 我再多加一天 [name=Allen]

### 議程
- 各軌的細流部分，議程組是只要擬組員與議程助理的嗎？
- 可以先自己排，然後要跟直播相關的先處理。
- 邀請函與 evisa，可能要討論備案（無法如期分享的話是否能夠以線上方式進行）
- 目前根據 OCF 回覆，兩位非洲的講者（Retta（衣索比亞） 跟 Indris （奈及利亞）的部分比較麻煩，可能要花較多心力處理），印度可能可以爭取有條件免簽。泰國則是應該可以有有條件免簽。
- 衣索比亞講者要自行申辦。
- 奈及利亞講者的簽證手續還需要台灣這邊的擔保人到外交部辦理，不確定是否來得及。
- > OCF 看起來可以給 invitation letter 其他都不一定 [name=Peter]
- > 如果可以至少讓衣索比亞實體出席應該會比較好啦，至少在年會成效上會漂亮很多:P
（或是說簽證幫助得有限，但交通補助OK？） [name=RS]
- 以公民科技盛會來說，從 Global South 飛人過來比從舊金山有理由多了XD [name=RS]
- 國外 open call 講者交通補助上限
- 目前正在彙整國外講者交通補助資訊，不過可能要確認一個上限
- 預算內容：
- 有許多講者提到要機場接送與住宿
- 住宿是否要統一訂房？
- Deger 要舊金山台北的機票補助（大概50000-60000）
- Indris 要奈及利亞到台灣的交通補助與住宿（7000美金）
- > 如果要去國內其他地方應該不符合交通補助的意旨，應該要 case-by-case 處理 [name=pm5]
- > 雖然說機場接送可以補助計程車，但要不要非常努力的建議他多搭機場捷運XD [name=RS]
- 確認他預計的班機時間再來建議？
- 結論：機場接送補助，額度由議程組與議程委員決定（可能要到四月中）。
-
- 場次之間要換場與場次內要換場時，可能會需要協調場務人員進來幫忙，或多徵幾位議程助理，機動用。
- > 場務組員這次應該不太夠用:P
> 可能要先確認要換什麼？只有 R0 跟 R4 有辦法調整（講臺上擺沙發 or 撤沙發／交誼廳桌椅配置）、R1/R2 會議廳桌椅都是固定的 [name=RS]
- 結論：議程組可以先自己排細流，但是要把要跟其他組協調的事情寫清楚，讓其他組進來

| 地點 | 時間 | 調動種類 |
| ---- | --------- | ---------- |
| R0 | 5/4 10:40 | 場次內調整 |
| R1 | 5/4 14:40 | 場次內調整 |
| R1 | 5/4 11:40 | 場次間調整 |
| R1 | 5/4 14:00 | 場次間調整 |
| R1 | 5/4 15:40 | 場次間調整 |
| R2 | 5/4 10:40 | 場次內調整 |
| R2 | 5/4 11:40 | 場次間調整 |
| R2 | 5/4 14:00 | 場次間調整 |
| R2 | 5/4 15:40 | 場次間調整 |
| R4 | 5/4 11:40 | 場次間調整 |
| R2 | 5/5 11:40 | 場次間調整 |
| R4 | 5/5 11:40 | 場次間調整 |

### 設備
- 遠距講者要 Live 的情況 是否盡量在同一個時段？同一廳？
- > 我記得[大助說中研院的會議廳可能沒辦法線上 live 互動](https://g0v-tw.slack.com/archives/C04U8DKBGSX/p1712645405582189)，會回授 [name=RS]
- Keynote Panel 預計直播怎麼帶畫面？現場投影要顯示什麼？
- > 理論上是議程組要敲的細流？ [name=RS]
- 社群軌有沒有什麼特別需求？
- NDI 合作工作坊需要錄影，但地點在 R4（原定無錄影處）
- > 可能只能出一機 [name=YuTin]
- > 錄影是直播組負責還是紀錄組協助? [name=Oliver]
- > R4 也有被排一些 open call 進來的工作坊，是否要重新考慮規劃 R4 錄影⋯⋯ [name=RS]
- > 我去問議程組好了 [name=pm5]
- > 需要直播的話我再想想辦法 [name=yutin]
- 網路會是問題，可能要跟技正詢問網點
- 結論：拜託 yutin 煩惱看看

### 紀錄
- 請幫我把[這篇筆記](https://g0v.hackmd.io/PtCHjBvFRtyxzuDvCilrdQ)加到書本模式，謝謝
- > 書本模式上面有個小鉛筆圖案，按下去就可以編輯了 [name=RS]
- > 感謝! 也感謝幫我補上的人 [name=Oliver]
- > 下午有人來登記 [name=Oliver]

### 贊助

- pm5 & chihao 一生懸命，暫時預算看起來還算 secure
- > 辛苦了 👏 [name=RS]

### 臨時動議

- 呼叫 Skyler
- 工人登記什麼時候截止：4/16
- 之後再來的行政只能 best effort
- > 有一個助理可以給紀錄組 [name=CPY]
- > 請 pm5 多戳一下議程 [name=RS]

## 第 14 回（4/2）

時間：4/2（二）21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
出席：pm5 CPY RS YuTin Dong yellowsoar chihao Oliver Peter

### 總召＆贊助

- 合作夥伴（主辦單位、贊助商、特別感謝）的基本資料
- :::spoiler 需要確認的資訊：
- 正式名稱（中、英文）
- logo
- 等級
- 網站連結？
- 曝光需求
- 有沒有需要放簡介？
- 哪些重要到需要放在首頁 / footer 的
- 小貓袋 logo、年會講者背板曝光（是／否）
- 其他承諾的贊助商福利（內頁廣告、小貓袋放置傳單、社群媒體幫忙宣傳）
:::
- 希望公開資訊可以固定整理更新到[合作夥伴列表](https://g0v.hackmd.io/RcEg2IPJTImO-LWsn7YcXQ)
- 詳細方案可以放在 Google Docs
- **結論：Done**，參考[合作夥伴資料](https://docs.google.com/spreadsheets/d/122vS2pBTewWNs11xb_WSbHvrfdQS8iqZgBU8wKMlZ8I/edit)

### 宣傳

- [網站上線](https://summit.g0v.tw/2024/)
- 現在的講者資訊、議程表都是暫時狀態，之後會上正式議程表
- [示意圖](https://www.figma.com/file/2X1uTwKxcStAOW9fKlvwc7/Summit-2024-%E7%B6%B2%E7%AB%99%E6%94%B9%E7%89%88) 
- **印刷截稿日：4/10**
- 任何需要印到議程表上的內容都需要在這個時間點前確認
- 年會紀念品送印狀態更新
- 鏡頭保護蓋原詢價廠商表示趕不上
- 到大會前有 SNS 宣傳的時程規劃嗎？ [name=chihao]

### 議程

- 需要確認[社群議程軌](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/session-book/%2F8vwQPW8XSqSzv_NHhgVJvA)的基本資料
- [社群軌資訊模板](/Bkht2jtkR)
- 現在社群議程軌的規劃文件其實滿像草稿的，沒辦法放在網站上 [name=RS]
- 部分議程軌因缺乏資料而無法宣傳：AN、數位民防
- 是缺什麼資訊而無法宣傳？我從議程組獲得的資訊是「只要大概就好」 [name=chihao]
- 需要確認的資訊：
- 議程軌正式名稱（中、英文）
- 主辦社群＆負責人
- 社群／負責人介紹
- 議程軌介紹
- 因為有些社群議程軌標題≠主辦社群 (e.g. Disfactory)、或是主辦者不是社群，所以才需要統整 [name=RS]
- 社群議程軌內容為何？如何呈現？
- 一整塊發包出去的時間 vs. 主題議程
- 議程軌內有獨立議程的話，需要在印刷截稿前提供各項議程資訊，否則來不及印 [name=RS]
- > 我看議程表需要的資料，因為沒有一致的 template，好像多半是缺「主辦社群＆負責人」和「社群／負責人介紹」這兩項。這個可不可以聚焦討論一個共用的填寫的 template 就好？[name=pm5]
- > 同意 [name=chihao]
- R3 運用方式
參考[議程亂排](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Ovu5Dvm86z4BmFk24096ns5X-OLvDIt7AlkALI2BiY/edit#gid=932269584&range=R1:V20)、[議程亂排預覽](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Ovu5Dvm86z4BmFk24096ns5X-OLvDIt7AlkALI2BiY/edit#gid=75918814&range=M5:M7)
- e.g., NDI 想要 30 人以下場地 [name=yellowsoar]
- > 這一項我不太理解。這是議程覺得「忽然發現這樣排的話就可以多塞一點」還是「真的有很想排進來的議程但是空間不夠用」？如果是前者，那我覺得把 NDI 單獨一個議程放到一個有點偏遠的場地，不是個好作法。
- > 都不是，是我們完全忘了人家想要一個小而美可控大概30人的場地就好，然後 R4 大概可以容納兩百個人[name=yellowsoar]
- > 另外救松工作坊我會想移到 R4 是因為「救松工作坊」和「零時小學校數位公民世界咖啡館」如果放在前後應該對 Jothon 來說比較方便[name=yellowsoar]
- > 移動到 R4 的工作坊經過議程委員會討論只有兩個，不會有其他的議程再移動到 R4 [name=yellowsoar]
- [2024-068](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PwkdbU7n9Jn_iAd0ycLo1hjTpwKNUZgnFsCAqOCD0OM/edit#gid=0&range=48:48)
- [2024-068](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PwkdbU7n9Jn_iAd0ycLo1hjTpwKNUZgnFsCAqOCD0OM/edit#gid=0&range=82:82)
- **結論：** 維持原樣。R3 不做議程
- Unconference 規劃
- > 目前的規劃在[這裡](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/session-book/%2FkFBljhsrSTW-mT_A-sBPVw)，請大家 review。 [name=pm5]
- 每個議程的數位資源，用哪些？
- slido？
- 共筆？
- 講者遠距參與，線上或預錄，目前提出的講者只有[Juan Pablo Marín Díaz](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Ovu5Dvm86z4BmFk24096ns5X-OLvDIt7AlkALI2BiY/edit#gid=0&range=18:18)
- > 已經收了，議程組會解決 [name=yellowsoar]
- [Agenda page](https://summit.g0v.tw/2024/agenda/) 是否能加上 WIP 或 Draft 相關字樣以表示議程還在更新中？(回應 [Paul Sharratt](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Ovu5Dvm86z4BmFk24096ns5X-OLvDIt7AlkALI2BiY/edit#gid=0&range=21:21) 所提出的疑問)[name=yellowsoar]
- > 已經有寫 subject to change 了，也只有列出投稿上的議程標題，有點不懂他想要標 WIP 是為什麼 [name=RS]
- **結論：** 適度安撫，等議程表上線再說

### 行政

- 飲料：
- 一攤全免費茶水點心攤
- 三四桶茶全天候供應
- 一攤收費的咖啡點心攤
- 對工作人員、講者、OPass 開源貢獻者免費
- 正在談能不能供應工作人員早餐，老闆要研議
- 如果老闆不能處理的話另一個備案是訂摩斯
- 可以安排隱身在社群攤位之中？
- > 我還沒問法律所 o 不 ok [name=pm5]
- > 在現場的商業行為是可以的嗎？[name=chihao]
- > 我的理解是以前 OCF 收贊助款是可以⋯⋯ [name=RS]
- > OK... [name=chihao]
- > 我今天就寫信去問說，我們不收門票，但總是要供一點吃的，這樣可不可以⋯⋯ [name=pm5]
- > 吃飯付錢天經地義，樓下都有販賣機了應該是可以吧 [name=RS]
- > 你的天經地義不是我的天經地義 <<< 我怕是這樣 [name=chihao]
- > ~~跟他說為了避免研討會蟑螂所以我們全收費~~，中研院真的有很多偷偷晃進來亂吃點心的怪人 [name=RS]
- > 我知道啦XDD [name=RS]
- 餐車
- 已詢問到8家左右
- 如果餐車要停在遠一點，他們可以在車上製作，再推到室內
- 這個要看人文館門口的施工情形，四月要再去現場看一次
-
- 目前確定會販售，工作人員跟講者免費
- 工人的數量會保留下來，用 OPass 取餐
- 如果要在外面，用餐區要考慮雨備的問題
- 雨備可以是交誼廳
- 用餐如果在外面（四樓兩側天臺）擺桌椅會有點擠
- 有素食或清真需求的話就要找餐車
- 要看一下調查表
- 有個數目比較好估份量
- > 目前看起來只有 vegan [name=yellowsoar]
- > 那你可以叫 vTaiwan [name=RS]
- 晚宴（Day 1 晚上）
- ~~北海~~北雲有檔期
- 需要知道我們的桌數
- 一桌 6k-12k，酒水另計
- 這是也會售晚宴票的
- 要售票要早點開哦，太晚宣傳會人太少 [name=RS]
- 我們目標這禮拜把晚宴票開出來 [name=pm5]
- 講者，組長，合作伙伴 + 買晚宴票的人
- [上次討論紀錄](#%E8%AD%B0%E7%A8%8B%E7%B5%84%E7%9A%84%E8%A8%8E%E8%AB%96%E4%BA%8B%E9%A0%85)
- 協辦單位交陪ㄋ？[name=RS]
- **結論：** pm5 抓粗估數字給 Allen
- 慶功宴（Day 2 晚上）
- 需要再跟廟方討論桌椅擺放，及確認數量
- 如果廟方擺不下，總鋪師說可以把廚房擺在廟，然後送進去人文館吃
- 還是要確認一下人文館門口施工狀況⋯⋯
- 要搭棚的話，一桌 7k 起跳
- 僅工作人員（無講者）約 65 人
- 人太少的話可以讓講者付費參加(*ﾟ∀ﾟ) [name=RS]
- 可能還要留位子給廟公(?)跟問問技正(?)
- 跟場務的分工
- 交通車誰叫？
- CPY 可以幫忙叫（見場務 section）
- 需要多少桌椅？
- 開卡片
- 是否需要人手協助？
- 工人交通補助？
- 標準？
- 2020 有全國各地到會場的補助方式表
- 求補充
- 發放方式？
- 可參考 2020
- **結論：** 等 Allen 規劃，pm5 會給他看上次der補助標準
- > 資訊整理在[這張票](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/350)裡面了 [name=pm5]
- 保險規劃更新
- 因應數發部需求，須加保額
- 參考：
> (3)公共意外責任險：(由機關於招標時載明最低投保金額，不得為無限制）依行政院核定之「公共場所或舉辦各類活動投保責任保險適足保險金額建議方案」附件 5 之「活動事件」保險金額規劃辦理。
> - 每一個人體傷或死亡：600 萬元。
> - 每一事故體傷或死亡：3,000 萬元。
> - 每一意外事故財損：200 萬元。
> - 保險期間內最高累積責任：6,400 萬元。
>
> 3. 每一事故之廠商自負額上限：(由機關於招標時載明)
> (3) 公共意外責任險：1 萬元。
- 不包含燈光音響舞台等廠商
- **結論：** 重新詢價
- 會再現勘一次
- 4/8 or 4/15 的下午，有需要的組可以跟

### 翻譯

- 議程翻譯時程
- [需要翻譯的部分](https://docs.google.com/spreadsheets/d/17Ovu5Dvm86z4BmFk24096ns5X-OLvDIt7AlkALI2BiY/edit#gid=0&range=T:AG)（基本上就是把綠色底的部分填滿） [name=yellowsoar]

### 場務

- 交通車
- 過往是南港展覽館站 2 號出口發車
- 是兩點一線一直來回的 shuttle
- 上次有討論過從南港站發比較有利搭乘高鐵、台鐵的人
- **結論：**
- 需要確認南港車站有沒有大客車上車處
- 如果南港不適合就要從南港展覽館站（2 號出口）
- 總之是會有
- > 那個⋯⋯為什麼要提供會眾交通車啊？XD [name=chihao]
- > 因為假日到中研院公車班距比較長，沒辦法一次運這麼多人，公車站會很塞 [name=RS]
- > 而且公車只停門口，交通車可以直接開到人文館 [name=RS]
- > 感謝分享 [name=chihao]
- Youbike
- > Q: 可以叫他們來補車嗎？[name=Dong]
- > 「你好我們那天有一個活動，可以請你們那天來補車與移車嗎？」我覺得有點難欸 [name=RS]
- > 之前在新北市辦活動有體驗過這樣的服務，所以覺得有需要就可以問問看 XD [name=Dong]
- **結論：** 低優先度
- 餐飲（行政組搞定了）
- 社群攤位
- 目前最趕，會先優先處理招募表單
- > 做完開一張 GitLab 票/卡片給 RS [name=RS]
- 幫補 [社群/設計開票說明 - HackMD](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/book/%2FwSn7PEXBTVC_IwNw92KExw) [name=Dong]
- 補 [場地空間規劃](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H4-XxanyDrIOm9UBxqlLQg1rggWZ7QcKJX5crTy5hCk/edit#gid=288396899) [name=pm5]
- 補 [場地指標規劃](https://www.figma.com/file/TY3sK2tGqoePkf4aYNz6qT/Summit-2024-%E4%B8%AD%E7%A0%94%E9%99%A2%E5%A0%B4%E5%9C%B0%E6%8C%87%E6%A8%99%E8%A6%8F%E5%8A%83?type=design&node-id=0%3A1&mode=design&t=dLR3XloRUSH1uyKY-1) [name=Dong]
- 通常其他 conf 會提供排插動力線，我們要提供嗎？
- 選項一：租？
- 選項二：OCF or 其他 conf？
- 選項三：查一下之前有沒有人會變出排插的魔法？
- > 我手邊只有十個啦 [name=Allen]
- > 有十條已經不正常了吧 [name=RS]
- > ~~問問賽莉耶~~ [name=RS]
- > ~~請先通過一級魔法使測驗~~ [name=Dong]
- > 查了一下共用空間有，理論上是 COSCUP 的，應該有 10 幾個 [name=CPY]
- 組內成員招募
- > 有 EMT 技能，排場務助理比較適合 [name=yellowsoar]
- 報到安排
- 有放在 TODO List 了[name=CPY]
- 迎賓袋
- 要找人來做手工
- **結論：** 會開場佈人員調查再分配人手

### 網路 + 直播

- 網路設備 已報價
- > 記得差不多 40 萬 [name=pm5]
- 直播
- > 大助說最明天會報價 [name=pm5]

### 紀錄

- 攝影規劃
- 目前人員:
- 5/4 = Oliver, Sherry, Kailan, (Yellowsoar)
- 5/5 = Oliver, Kailan, (Yellowsoar) (chihao)
- 會繼續問人...
- Ted, Paul, kirby
- > 要繼續幫忙找人、拍照的人、修圖的人 [name=pm5]
- > 提醒：要列出一些一定要拍的東西，要分工（例如：每個講者都一定要有一張，不管好不好看）[name=RS]
- 合照時間
- 大合照：我想是5/4的10:00基調演講結束後10:10第一場開始前？
- 壓力：希望大合照快速修完給宣傳組，中午前發新聞稿
- 需求：需要修圖魔法師（？）
- 工作人員合照時間：早上報到前/午休/閉幕後？
- 小合照(各組分開照?)

## 第 13 回（3/26)

時間：3/26 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5、Allen

### 總召

- 工作人員存活調查，見工人登記表、[大會網站/工作人員](https://g0v.hackmd.io/q1JA_SWwQEehIOL4_y3eOg?both#%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E4%BA%BA%E5%93%A1slack-ID%E9%9C%80%E8%A6%81%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E6%9C%89%E6%B2%92%E6%9C%89%E5%87%BA%E7%8F%BE)

### 行政

- 慶功
- 額外晚宴
- 成本不高，但是即使開放晚宴售票，我們還是要負擔一些費用
- 再跟北海談
- 可能抓個 6k 15 桌
- 酒？再跟餐廳討論看看
- OPass
- 或許可以提供開源貢獻票 7 折或成本價
- 覺得 g0v 跟開源的貢獻者，多少有些區隔，但有這個表示還是很好
- 如果要給貢獻者也有免費的點心，那 OPass 報到的人也要有特別的識別
- 對於攤位那邊的成本，差別不大
- 慶功
- 目前的想法，廟埕流水席一桌 6-7k，可能要抓到 18 桌
- 酒？再跟廚師討論看看
- 工人午餐
- 一人一天 200
- 工人早餐
- 一人一天 50-70
- 點心
- 整天供餐，看看能不能 9 點開始供餐
- 會免費提供姶工人與講者，看識別證
- 會眾以販售的方式
- 一人一天 150
- 工作人員
- 現在可能會來到 70 位
- 調查表該發了
- 可以註明一下個人資料用於保險
- 保險
- 以 3 萬為基礎預估，含 6000 第三方，24000 旅平
- 第三方責任險的範圍涵蓋整個中研院，等保單再釐清一下
- 總共工作人員 70 + 講者 60 抓個 150 人好了
- 計劃二
- 寫在給講者與工人的行前通知，有需要理賠就找 Allen


- 衣服
- 一件 220-240 如果圖樣沒有太複雜的話
- https://www.152.com.tw/index.php
- 工人住宿
- https://dga.sinica.edu.tw/posts/78730
- 30 間雙人房（基本要有場務 + 組長）
- 4.5 萬
- 可能 4/8 或 4/15 再去中研院看一次
- Allen 看外面就好，廟、廣場跟...

### 票務

- 文字再給，這一兩天先上上去，看看
- 3/29-30 無法動作
- 理論上 27 弄好，review，28 上，4/1 開賣

## 第 12 回（3/19)

時間：3/19 (二) 21:30
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5、RSChiang、yellowsoar

### 總召

- 工作人員存活調查，見工人登記表、[大會網站/工作人員](https://g0v.hackmd.io/q1JA_SWwQEehIOL4_y3eOg?both#%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E4%BA%BA%E5%93%A1slack-ID%E9%9C%80%E8%A6%81%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E6%9C%89%E6%B2%92%E6%9C%89%E5%87%BA%E7%8F%BE)
- 各組組長要把工人登記表上已除名的工作人員的「組長已確認 X」去掉
- 顧問團實際上開過一次會、有接些工作，所以之後會再問他們想怎麼呈現 credit（特別感謝？）

### 議程
- 各組有無要和入選議程投稿者確認的事項？
👉 自行編輯[議程入選通知-要提供的資訊](https://docs.google.com/document/d/1IvnTJ9iB_-XcU__i4TucUXyCrikAbq-etLR0kaLg37Q/edit#heading=h.pstey8pcjdpc)
- 各組有無要列入 OPass 選單方便會眾、講者使用的連結？
👉 自行編輯[要放在 OPass 的連結](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/BkSK5D1hh/%2FNfqgorEmQte2Pj_y_hcS1Q)
- ~~連結 yellowsoar 會再補~~
- 基礎松有跟 ronny 討論過，會往社群基礎建設方向走

### 翻譯
* 口譯需要的器材與人力(可參考目前[翻譯組會議共筆](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/rJm4E1XAp))
* 口譯室有3間，每一間是否需要...
* 螢幕需看到「投影片」和「現場」(共2個螢幕)，每一間口譯室是否需要至少2台電腦?
* 耳罩式耳機數量是否需要和電腦數量同步?
* 每一間口譯室需要1支或2支麥克風?
* 設備準備方式
* 電腦需自行準備或租借?是否有規格限制?
* 收音裝置使用電腦內建收音裝置，或是需要額外租借?
* 由於拉設備的原因，口譯室的門無法完全關閉。是否能請議程助理協助管理口譯室附近秩序，避免環境音干擾?
* 口譯室那條走廊是後台、會眾本來就不能出入（干擾最多的情況通常是翻譯組員在那邊聊天），應該是不會有環境音的問題 [name=RS]
* 加上 R0 議程助理在 3F 舞台前、口譯室在 5F，應該不太可能有辦法管得到 [name=RS]
- 討論：
- 咪卡本身有 HITCON 的規劃經驗，但不確定加了 UD Talk 之後怎麼辦、人力規劃也不確定
- 設備的事情小、人力的事情比較大
- 我覺得要 3/22 翻譯組的會議再一起重新討論一次 [name=pm5]

### 贊助

* 合作夥伴要放到網站的內容還在徵詢中
* 目前給贊助商的截止日是 4 月初

### 宣傳

- 如果不印大會手冊？
- [贊助企劃書](https://drive.google.com/drive/folders/1fiIim2K096VvegzOm_roPDeaTIT14j00)中有承諾大會手冊 logo、廣告 etc
- 目前還沒有任何敲定且可以在手冊中加頁面的贊助商
- 結論：
- 朝製作摺頁方向規劃
- 原大會手冊項目可以轉換成摺頁版面 or 迎賓袋文宣形式
- 先預留 3 整頁 + 4 半頁的空間
- T-shirt 設計醞釀中
- 我覺得目前送出去報價的兩個 idea 都很可愛 [name=pm5]
- 一些細部設計還可以再細修
- 附議這部分，不少朋友表示有點難聯想到穿山甲（以為是蜥蜴），可以再微調一下呈現 [name=yellowsoar]

### 小松

NPO Hub 見！

## 第 11 回（3/12)

地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5、Dong、RSChiang、Peter、yellowsoar、、、

### 總召

- 確認 sponsor 名單（協辦、合作單位、ＸＸ級贊助）
- 直接更新到[大會手冊/網站/摺頁](https://g0v.hackmd.io/q1JA_SWwQEehIOL4_y3eOg#%E8%B4%8A%E5%8A%A9%E5%96%AE%E4%BD%8D) HackMD 裡面
- single source of truth，需要送印時會以上面當下的內容為基準
- 以 3/23 為 checkpoint 好了 [name=pm5]

### 行政
[大會手冊/網站/工作人員](https://g0v.hackmd.io/q1JA_SWwQEehIOL4_y3eOg?both#%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E4%BA%BA%E5%93%A1slack-ID%E9%9C%80%E8%A6%81%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E6%9C%89%E6%B2%92%E6%9C%89%E5%87%BA%E7%8F%BE)
- 工作人員存活調查 until when?
- 3/19 [name=pm5]
- 請組長去修改工人登記表單的「組長已確認」欄位，消失的就把狀態清除
- 下週跨組會議確認
- 議程助理、場務助理，另外處理
- 收集大家大頭照與個人資料
- 可能需要 Allen 跟慶功宴出席、葷素、衣服尺寸統一調查
- 預設 gravatar / placeholder
- 3/31
- 照片
- 正方形 10MB 以下
- 我會改工作人員表單 [name=pm5]

### 議程組
- 排好活動手冊後，希望能夠再到現場確認 [name=rayen]
- 4月中可以的話，可以到現場再做一次確認
- 參考[2024 議程組的場勘筆記](/-eyM6u5CSvC7Wc0Agn-7hQ)
- 場地平常屬於公共空間的地方上班日都可以去看，需要開會議廳的話則需要找技正交涉
- 有需要的話先諮詢 pm5
- Unconf 坑主目前缺席
- [Unconf](/kFBljhsrSTW-mT_A-sBPVw) 共筆
- 之前議程組內部有討論過要不要用更低度的方式進行，但還是希望有錄取議程的機制
- 理論上可以直接指派議程組組員，但組員現在都有工作，所以才會想額外找坑主
- 除了考慮騰出議程組人力外，也可以有多少人力做多少事 [name=pm5]
- Unconf理論上是反建制、反審稿的Unconference，所以我們好像不用做太多事？應該不用太緊張？XD [name=RSChiang]
- ~~Unconf就是低成本塞時間的方式~~，以前最早是大家去白板寫要講什麼、舉手投票帶開，再自己報告成果這樣。後來可能因為一些參與者要求，才會提供文具或是更複雜的配套，但不是必要。[name=pm5]
- 可以選擇痛苦也可以選擇輕鬆地辦，都支持[name=pm5&RS]
- 主要是希望提供一個大家能聽到最想聽內容的機會，所以我們會思考討論一下最後進行的形式 [name=Peter]
- 我覺得我跟pm5擔心的只有人力不夠，所以只要議程組覺得量力而為之下可以的話都OK [name=RS]
- 議程助理管理
- 目前指派給 rayen 負責統整訓練手冊的內容
- 是否可以由議程組長直接調派訓練？[name=pm5]
- 活動當天議程組長可能就透過議程助理控制調度各個會議廳的狀態
- Peter 會考慮一下怎麼切工作
- 使用 [UD Talk](https://udtalk.jp/en/) 支援多語種的執行方式
- Peter 在 CfJ Slack 進行的討論
- Saya-san 協助牽線 UDTalk
- 還在想怎麼進行執行細節
- 執行方式可能是接原音或口譯室的音軌
- R1、R2 可以分開投影沒問題
- 需要確認 UD Talk 性能上是否能中翻日、以及有沒有辦法外接導播設備壓成字幕etc（否則R0會需要額外架設投影機）
- 建議 Peter 整理到翻譯組筆記
- 要如何測試？
- 把歷年錄影導進去試試看？
- 跟 CFJ 的夥伴開會討論測試看看？
- 要先確定要給什麼樣的語音輸入，中文、日文、英文？
- 目標：讓 CfJ 參與者能夠了解議程
- 跟 CfJ Summit 旁邊跑多國語言字幕不同，目前 Peter 想像的是日本社群朋友加入 UD Talk 聊天室、看轉譯稿
- 可能要約個線上會議跟 UD Talk 直接談談合作方式
- 確認音訊輸入是僅限英文還是可以直接華語
- 贊助曝光等級與方式
- 目前暫定週五晚上 8-9 點
- 今天開會會找 Peter 外出取材期間的代理人

### 宣傳
- 確認 1/30[跨組會議](https://g0v.hackmd.io/kYNAPch6Q1mIOpmBzCIF_g#%E5%B9%B4%E6%9C%83%E7%B1%8C%E5%82%99%E6%99%82%E7%A8%8B%E6%9B%B4%E6%96%B0)討論的年會籌備時程是否有效
- 我們要發電子報囉

### 場務

> 如果是勇者欣梅爾的話，也會找 CPY 的 [name=Dong]

> 如果說能當場務組長的，不是魔王、就是 CPY 哦 [name=RS]

- 坑主
- RS 找了 CPY（SITCON 2022 場務組長）跟 pm5 聊聊
- 更多場地照片
- Dong 在 SITCON 時有補場勘一些部分供參

### 票務

- 報名表正在整理中
- KKTIX 已預開好，不過還未確認使用哪家的系統
- 目前仍與應援洽談中

### 臨時動議
- 即時口譯使用 AI 的可能性？ [name=Dong]
- 感覺跟 UDTalk 有點關聯 [name=RS]
- 那我們下次討論 [name=pm5]
- 補充：[UD Talk 技術頁面](https://udtalk.jp/question/)

## 第 10 回(3/5)

時間：3/5 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5 Oliver yellowsoar Peter IanLiu

### 進度追蹤

- GitLab 票：[總籌組](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7115826?label_name[]=%E7%B5%84%E5%88%A5%3A%3A%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84)、[跨組協調](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090240?label_name[]=%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84%3A%3A%E8%B7%A8%E7%B5%84%E5%8D%94%E8%AA%BF)

### 三四月 cowork 時間

- 3/23 應該可以
- peter 請假。
- Ian 假。
- 晚上約吃
- 4/13 確定
- 晚上約吃
- 4/20 確定
- 晚上約吃

### 場務

- 場務組長
- 請各組自己確認一下[預排的場地使用](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H4-XxanyDrIOm9UBxqlLQg1rggWZ7QcKJX5crTy5hCk/edit#gid=288396899)有沒有要調整的
- 請各組自己填一下希望場務準備[物資需求](https://docs.google.com/spreadsheets/d/16RtfAP-PaumSCmtcgGkjees0LDdZiUJ5mcR6x1AL1YE/edit#gid=0)

### 議程組
- 是否要調查現在有進工人群的人現場出席的狀況？
- 盤點失聯的工人，請各組協調人點一下[工人登記表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nABFZouVV-vpcz_QoxRI6wDMSd0kyEqHmgHXvWZlW_s/edit?usp=drive_web&ouid=104665233298432586023)有沒有不在活躍的工人
- 同時補充工人登記表單的欄位：住宿、紀念品、保險 [name=pm5]
- 同時要確認訂房是否需要相關人數與資料
- 目前會持續招募議程助理與場務人員，但是還是希望人力盡量充足
- 來開一個議程現場的 slack channel [name=Peter]
- 需要物品
- 口譯室需要至少三台電腦，提供同步監看（三軌各一）
- 會再跟咪卡確認 [name=pm5]
- Unconf 提案便簽。
- 講者簽到表
- 給講者的飲用水
- 其他物品
- 相關物品是否要開表單統計並分工準備？
- 各組要自己處理的，就報預算吧。要給行政處理的可以填[物資需求](https://docs.google.com/spreadsheets/d/16RtfAP-PaumSCmtcgGkjees0LDdZiUJ5mcR6x1AL1YE/edit#gid=0) [name=pm5]
- 是否要徵求口譯志工？
- 特別是在有日本參與者的情形下
- 我覺得很好，不過需要坑主。口譯組長 wilt 會處理的口譯老師 [name=pm5]
- R0 以外的講者休息空間？
- 預排是在 3F 的 VIP room [name=pm5]

### 臨時動議

- 約吃？
- cowork 晚上約吃

## 第 9 回（2/27）

時間：2/27 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5, Peter, RS

### 進度追蹤

- GitLab 票：[總籌組](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7115826?label_name[]=%E7%B5%84%E5%88%A5%3A%3A%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84)、[跨組協調](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090240?label_name[]=%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84%3A%3A%E8%B7%A8%E7%B5%84%E5%8D%94%E8%AA%BF)
- Dr. Postill 的講題、議程、主持人敲定了。該訂飯店了。
- A N 議程合作
- 可立可與咪卡都已經聯繫，他們估價中

### 場勘筆記 and follow ups

- [場勘資料與照片](https://drive.google.com/drive/folders/1ZUqwApFz1uLYWw47nupfsHKdyHMUHZA6)

### 議程

- 今年議程還有其它講者要訂飯店嗎？
- 確定的有 John Postill
- 可能還有 hal ohyeon 看 keynote 的狀況，可能要請 js 確定一個 deadline
- 先訂起來好了
- 台北市政府資訊局議程合作，有結論嗎？

### 3/2 大松

- 徵議程助理、場務助理
- 場務 20
- 議程 12
- 議程有表單了
- 攤位組長
- 贊助商可能不多，只有 WM、可立可、咪卡
- 社群攤位，開表單，讓大家填到 3 月底
- 兩張長桌，兩張椅子
- 3/2 大松來處理

### 倉庫後續

- 空間不大，可能沒辦法放很多東西
- 清出舊的 T-shirt 與手冊，可以思考如何利用

## 第 8 回（2/20）

時間：2/20 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5, Yanyiyi (21:30 離開), RS, Oliver, Peter

### 進度追蹤

- GitLab 票：[總籌組](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7115826?label_name[]=%E7%B5%84%E5%88%A5%3A%3A%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84)、[跨組協調](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090240?label_name[]=%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84%3A%3A%E8%B7%A8%E7%B5%84%E5%8D%94%E8%AA%BF)
- 場務組長 who?
- 目前找的人都沒有空 怕QQ
- 票務合作對象
- 明天會跟 Allen 討論
- 簽證申請
- 目前看起來比較不是 priority
- 開財務群組信箱
- 現在有 summit@g0v 會轉信給各組組長
- 請款、出款可以使用這個
- OPass 負責人
- 內容大部分都是議程，但也會有類似於年會手冊呈現部分
- 可以決定一下要給議程或宣傳（網站）
- ->> 先問問 yellowsoar 有沒有想接起來～
- 統籌大會輪播
- 先問問直播組想怎麼規劃
- 基調講者自介
- 剩下國內講者初步答應 (jsliu)，正在聯繫索取中
- 2/27 10AM-12PM 場勘 [ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/45)
- 目前投稿情形？
- 還是 60 多個投稿
- 要問一下議程組期待要多少投稿？

### 討論

#### 場務、議程助理工作人員招募 when?

- 之前討論 3/2 大松初步招募
- [name=RS] Allen 也要找餐飲工人，如果場務暫時需要找人代行的話，可能找 Allen 一起來先行規劃怎麼招場務人員會比較好
- [name=pm5] 明天我跟 allen 聊聊

#### 索票 when?

- [name=RS] 活動前一個月到一個月半比較好。之前討論 4/1 或清明連假？
- [name=pm5] 之前 Peter 說希望投稿結束後兩週開始釋出錄取資訊，大概就是 3 月底，熱度應該可以接起來。那就 4/1 吧。
- [name=RS] 名額怎麼抓也要想一下。每位會眾的成本是什麼，願意捐贈的話就可以入場嗎，之類的

### 議程

- 請法律所的老師擔任 Dr. Postill keynote speech 主持人？
- [name=pm5] slc：:+1:
- 國內 keynote speech 主持人
- 可以不用這麼急。

### 合作伙伴

- 維基媒體協會的合作：會繼續推進，應該蠻確定會合作的
- 政大：共同宣傳已經開始
- 法律所：要規劃共同宣傳嗎？
- 先跟法律所探探口風，後續宣傳組可以接手
- AN：確認合作夥伴議程可以公開
- 大概會有 4 個 session，規劃進行中

### 行政

- 2/21 早上會去 summit 倉庫盤點
- pm5 會跟 Allen 去現場，拍照給需要的組別

### 場勘
- [議程組確認清單](https://g0v.hackmd.io/@Pno233SAS8G5UfL5OvSRmA/SJxLhqAc_T)

### 宣傳

- 近期宣傳進度
- 初九拜天公（倒數 21 天）、二二八（倒數 10 天）、婦女節（倒數 3 天）
- Keynote speaker 介紹出來後我們會發電子報
- [name=RSChiang]（講題還不急～）
- [name=Peter] 目標三月底前敲定講題

### 臨時動議

- 2/29（四）要不要約吃勺勺客？

## 第 7 回（2/13）

時間：2/13 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5

### 進度追蹤

- GitLab 票：[總籌組](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7115826?label_name[]=%E7%B5%84%E5%88%A5%3A%3A%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84)、[跨組協調](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090240?label_name[]=%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84%3A%3A%E8%B7%A8%E7%B5%84%E5%8D%94%E8%AA%BF)

Notable updates:

- 第一次顧問團會議預計在 2/18 晚上召開 [ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/205)
- pm5 已取得 summit 倉庫門禁卡，可以約定時間前往盤點物資。
- [name=pm5] 有哪些組需要到？我只想到行政需要到。其它有要一起的，可以在[這張票](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/178) sign up
- 2/27 場勘 [ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/45)
- 設備廠商：年後聯繫請他們協助報價 [ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/181)
- 宣傳有接到政大的聯絡方式，可以聯繫共同宣傳了嗎？
- [這張票](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/213)標示 Waiting 是被什麼事情卡住了嗎？
- 場務組長：這兩個禮拜有點沒有持續尋找。手上還有 2-3 名可能的人選，希望在 2/27 場勘日之前定下來。
- 贊助：已經與財務 yanyan 初步討論過，大致可行。chihao 會繼續推進。
- 依目前的規劃，贊助金額足夠支付[預算表編列參考](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Ogc-vW5A7WXm7DC0Q0LTEeehS0MTOAVYp7d5DIsOnnQ/edit#gid=1037960600)中的口譯、設備、直播、keynote 講者旅費費用
- 票務：pm5 還要跟 allen 討論，並且開 KKTIX 權限 [ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/149)

#### 宣傳

- 截稿倒數一個月！
- 電子報年前來不及發出，開工後會開始追稿

## 第 6 回（1/30）

時間：1/31 (三) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
人：pm5 RSChiang yanyiyi Skyler

### 進度追蹤

- GitLab 票：[總籌組](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7115826?label_name[]=%E7%B5%84%E5%88%A5%3A%3A%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84)、[跨組協調](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090240?label_name[]=%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84%3A%3A%E8%B7%A8%E7%B5%84%E5%8D%94%E8%AA%BF)
- 場務組長：小知無法擔任
- [name=RS] 松鼠 牟展佑
- 票務組長：Allen
- 可立可 & 咪卡：還未聯繫
- https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/181
- [企劃書與贊助方案](https://drive.google.com/file/d/1wZVaJRC_0hihMFlMLpNrDlqRbZeUxWrs/view?usp=drive_link)和[英文版](https://drive.google.com/file/d/10bVBstrNWU_HwyuzPVw8dzBvNGQ4THH4/view?usp=drive_link)
- 顧問會議，正在請顧問們投票日期，預計在二月下半進行第一次會議，討論性騷擾與違反社群守則行為，接獲通報後的處理流程
- https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/205

### 年會籌備時程更新

> 初步看起來是這樣 [name=pm5]

- 3/10 open call 截稿
- 3/24 審稿完畢
- 議程公佈時間：3/31
- 網站上線時間：3/31
- 議程最後定稿：4/7
- [name=RS] 如果不印大會手冊的話可以再晚一點
- 開放報名時間：4/1 愚人節

### 大會 App

要使用 [OPass](https://opass.app/) 嗎？

- [name=RS] 要的話，我們去寫設定檔（參考 https://github.com/sitcon-tw/SITCON2024-CCIP-config ），然後跟 owner 講一下
- [name=RS] 先在協調會問一下，知道之後大會 app 的範圍
- [name=pm5] 我覺得要。就用吧！
- [name=yan] OPass 不一定要串 KKTIX

### 揪松合作案

進度：
- 預計會提議 hoodie、御守、貼紙等部分紀念品合出
- 減少高價紀念品財務壓力、增加品項
- [name=RS] 可以我們先設計、找廠商，揪松獨家先出？或是其它細節可以細細討論
- [name=RS] 希望可以這幾天先有一個線上的共識會議
- [name=yan] 現在兩岸的狀態比較不穩定，很多供料會比較慢.... 大概送印東西尤其紀念品類常常為比較多時間。衣服會要抓到 1 個月 + 1 週比較保險
- 場地借用等合作循標準 g0v 專案形式進行

討論：
- 由總召出面還是宣傳組直接 reach out？
- 合出的話會不會有拆帳問題

結論：
- [name=pm5] 好，我來聯繫，先提我們大致的想法，有個共識會議有個確定要或不要的結論。
- https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/217

### AN

### 贊助

- 預算表加了一頁 2024 預算的編列參考，做為爭取贊助的基準

### 臨時動議

- 同步口譯 & 筆譯的規劃
- 預算不夠的話要怎麼規劃
- [name=pm5] 要討論，不過我想兩個禮拜後看贊助的情況更明朗之後，比較有基準可以討論。來開票！
- https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/166
- 國外 keynote speaker
- 二月電子報要發（除夕夜之前發），要他的資料
- https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/148
- side event
- 5/3 創新國際學院演講
- 共同宣傳窗口 YC 複本 RS
- https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/213

## 第 5 回（1/23）
時間：1/23 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）

### 進度追蹤

- GitLab 票：[總籌組](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7115826?label_name[]=%E7%B5%84%E5%88%A5%3A%3A%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84)、[跨組協調](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/boards/7090240?label_name[]=%E7%B8%BD%E7%B1%8C%E7%B5%84%3A%3A%E8%B7%A8%E7%B5%84%E5%8D%94%E8%AA%BF)
- 場務組長：裸男無法擔任
- 票務組長：還未找到人選
- 工人 + 講者忘年會
- 找 YuTin 跟可立可談贊助：還未進行
- [name=pm5] 我先私訊，看看是否約個時間 1:1
- [name=Oliver] 紀錄組人員的聯絡還沒執行，感謝Sherry有意願加入紀錄組。
- [name=pm5] 這禮拜也有遇到 Kailan 有意願加入，我跟他說有報名表單出來以後，我們可以 pass 給他
- FOSDEM 傳單，今天印完了 Dong++ RS++
- 想請大家趕快去附議預算，因為已經支出了但程序上還沒完備XD

### 臨時動議

- 場務還未找到人的應對，一月底以前
- 協助預算編列
- 應該是先以之前編列的預算做為參考
- 預期是這樣編出來以後，之後找到的場務組長還是要重新看過
- 擴大找人的範圍（提高強度）
- 要找之前的總召談談

- 過年前擴大宣傳
- 週五宣傳組會提議用「公民不打烊」作為接下來活動文宣的宣傳主軸 [name=RS]
- 希望能讓大家覺得燃一點點（？）促進參與率
- goverance 上提一下
- 議程組今天也會討論徵稿策略！[name=Peter]
- 因為要過年了，與其要大家 Call to Action，或許表達「年會籌辦中、大家有空來看看、很酷」是一個方法
- 網站是可以互動的，可以拿這個當宣傳的點
- 對國會結果的新主張、選後新年新希望都能當 campaign 素材
- 其實我的意思是可不可以把這個當年會主題開始用了XD [name=RS]
- 想法轉換成行動可能會試試看做 IG 限動活動
- 跨組會議討論過兩次、議程組跟宣傳組也都討論過，那應該就正式成為年會主題囉 [name=pm5]
- 網站要記得修改補上！

- 徵稿狀況掌握
- 議程組有戳 kirby 許願能有個後台，可以看到投稿狀況
- 宣傳組如果想要的話可以許願 [name=Peter]
- 宣傳組統計部分還好、可能會盤點一下看哪塊社群沒有 cover 到 [name=RS]
- 記得開成共筆方便大家認領動員

- 跟揪松的競合與合作
- （社群夥伴聊天時提到的
- 如果人力財力有限，能不能跟揪松談談分工？
- 現在的合作比較 uncoordinated、比較單點
- e.g., 比較貴的紀念品、許願品跟揪松談談合作，部分宣傳上稿或聯絡請揪松幫忙
- 零時小學校那邊也可以 follow up [name=Peter]
- 這個我可以再去敲揪松 [name=pm5]
- 我那天有問Yi能不能幫忙拍照，她們是說小學校的部分結束之外應該可以幫忙？其他部分的合作可以問問 [name=Oliver]
- 結論：先想具體一點（開個清單共筆？），之後去談 [name=pm5]

- 吃飯 1/26 1/28
- 我再來開 2 月份約吃的時間給大家 [name=pm5]

## 第 4 回（1/16）
時間：1/16 (二) 21:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）

### 進度追蹤

* 場務組長
* 本週詢問 2 人，都無法擔任
* 行政組
* [Summit 2024 行政組](/Qk6-nJTZRQm2ORuCV4p4VA)初步列出其工作範圍
* 請持續追加
* 議程助理個資
* 開了只有議程組和 pm5 看得到的目錄
* 台北市資訊局
* 回信了
* 贊助方案中文版
* 先把 2020 的贊助方案與回饋貼出來 https://docs.google.com/document/d/1eXhsYtGHydJiKW0AG25NVzF3eN0YAEIdxcW-z-18eF4/edit#heading=h.x0azzbyoi2if
* [Concept Note](https://docs.google.com/document/d/1xeira2QFQ-Ka6XQH508PI_O_iAMJlW4GUZI9C_Z7fw8/edit)
* FOSDEM 傳單進度
* pm5 Skyler 都看過改過了
* 目前狀況？
* 再戳戳 Dong 可以動了
* 收多益倉庫
* OCF 預計 1/25 出款
* 記錄組 [name=Oliver]
* 人數安排想抓 \[軌數]+1~+2
* 打聽了幾位之前的攝影人員，會在近期詢問他們是否有空參與:
* 大助
* 松鼠
* 有建議的人也請跟我說，謝謝!

### 議程組的討論事項
- 輪播 ppt
- 輪播的內容會包含場地指示、coc、贊助商廣告，同時直播也會利用到
- 會涉及到各組的分工與誰來統籌，這一點需要大家一起討論。
- 通常是製作完影片/輪播圖片後提供給製播團隊（如果有找PA做直播／聯播）投放。其他的 conf 如果有製播組通常會由該組組長統整各組的 request。 [name=RS]
- 統籌這件事是可以切在設計 or 直播，但以設計組的 loading 來說會比較希望 YuTin 接的時候一起處理行政:P [name=RS]
- 至少可以先確認 YuTin 最後可以支援的播放技術，或是有需要跟其它設備的部分一起包給廠商 [name=pm5]
- 先找 YuTin 討論吧！[name=pm5] https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/179
- 選舉之後的 summit 定位
- 組內的初步討論如下：
- 維持多元性與包容性 [name=yellowsoar]
- 蠻貼近 RS 或 yan 對於 summit 議題的看法，增加討論的空間。][name=peter]
- 可以試著聚焦在選舉之後如何解決社會問題的主軸 [name=whitecat]
- 在投票完之後，還有什麼行動可以進行。[name=peter]
- 感覺不太需要更動 [name=rayen]
- 大家覺得有機會下個副標題嗎？[name=RS]
- 公民不打烊！（選後在各政黨沒過半的情況下公民運動會更重要） [name=RS]
- ...
-
- 覺得焦慮，就來投稿 [name=pm5]
- 有機會出個時事哏的宣傳嗎？call for proposal？[name=pm5]
- ~~議程沒過半~~ [name=RS]
- 政黨不過半，社群怎麼辦？[name=Peter]
- 寫到政黨不知道會不會有什麼風險 [name=yan]
- 不打烊是想呼應兩個概念：選完不是結束、以及進步派立委跟國會說掰掰後還是可以靠大家(欸) [name=RS]
- 多頭新局面，公民不打烊 之類的 [name=RS]
- > +1 [name=peter]
- > 「新局面」好像有打到點 [name=pm5]
- 投票不是終點 [name=Peter]
-
- 講者晚宴
- 行政組統籌，議程組協作？
- 開規格給我就可以了 [name=Allen]
- 要開預算喔 [name=pm5]
- 36 個 cfp + 6 個社群軌 + keynote speaker + 所有工作人員大約 60 人 = 130?
- 可以賣餐會的票 [name=pm5]
- 也可以賣 day 0 welcome party 票，day 2 晚宴票
- pm5 要確認 keynote speaker 會不會 day 1 結束就走了 https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/148?work_item_iid=180
- 黑坑有分 D0 Reception Party, D1 講者晚宴（皆售票，僅組長出席）跟 D2 慶功宴（僅工作人員出席）
- 討論：[name=Allen]
- 要一頓飯還是兩頓飯？
- 希望併起來 [name=pm5]
- 要不要歡迎派對？
- 慶功宴當募款餐會賣效果不好，social 型的 welcome party 或是講者晚宴效果比較好 [name=Allen]
- 黑坑的話講者晚宴就會辦在飯店，慶功宴就會辦在熱炒或是喧鬧的地方 [name=RS]
- 兩難QQ 希望讓工作人員跟講者見到面 [name=pm5]
- 如果想讓講者參與慶功宴的話，對外募款可以辦個歡迎派對就好？COSCUP 模式那樣 [name=RS]
- 或著就減少募款色彩，就是工人 + 講者的忘年會，開放大家貼錢可以一起來吃喝這樣 [name=pm5]
- 要更有模有樣的募款餐會也可以提早一個月先辦，我看多了 [name=Allen]
- 社群感覺不太像募款餐會的那種感覺 [name=Ian]
- 我覺得大家會願意付錢來湊熱鬧XD pm5++ [name=RS]
- 200 人的場地。要先調查 1 個禮拜。死線 2 個月前 [name=Allen]
- 感覺可以過年前敲定比較保險 [name=RS]
- 還有個選項是 R0 後面的 buffet [name=yan]
- 還有個選項是中研院戶外流水席 [name=Allen]
- 可能要跟技正確認一下 3F 外側可不可以搭棚子，戶外空間可能要問總務處了 [name=RS]
- 即時通訊軟體的選擇
- 在聯繫議程助理的時候會有必要
- 目前先暫定 messenger
- 是否比照 COSCUP 借用無線電？
- 非網際網路的通訊方式
- 議程組有處理講者與議程的需求。
- 可以租無線電，場務工人也會提這個需求，那就填預算囉，訂優先度囉 [name=pm5]
- pm5 要找 YuTin 跟可立可談是否贊助？無線電過去是線路廠商會配的。

### coordinators 信箱

* 申請 [e-mail] 轉信到 coordinators 群組，以後以這個做為對外的信箱
* https://github.com/g0v/domain/issues/69

### 籌備大表

相關資料：[bootstrapping](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1H4-XxanyDrIOm9UBxqlLQg1rggWZ7QcKJX5crTy5hCk/edit)

討論：
- 是不是要更新進度了？
- 這一份[共筆](https://g0v.hackmd.io/@summit2024/book/https%3A%2F%2Fg0v.hackmd.io%2FdttYgGq1SmqCCp4ZntffZw)也要更新

### 固定約吃飯

* 選時間 https://rallly.co/invite/RD3SkBSLjfbg

### 臨時動議

#### 請假

* pm5 2/6（二）請假
* Peter 1/30 (二) 請假

#### 帶看倉庫

* Ian, RS, chihao (keyholder), pm5 要約時間去
* 問 chihao 時間 https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/178

## 第 3 回（1/12）

時間：1/12（五）20:00
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）

### 上週進度追蹤

* 年會主題後續
:::info
之前討論的可能：

* 行動者之森 [name=Peter]
* 希望強調大家因為參加這個年會的議程而燃起要採取下一步行動的熱情 [name=Peter]
* 「行動」這個主題有符合目前的 5 個主題以及 nerd politics 的精神 [name=Peter]
* 還沒想到主題，但希望能看到 Summit 作為疫後社群重整能量的起點XD [name=RS]
* 做專案的能量好像還有一些，倡議的能量感覺好了，希望可以把以前討論的氣氛帶回來 [name=RS]
* The show must go on! 要繼續辦下去，希望能變成 NGO 朋友也能涉入社群的時間點 [name=pm5]
* 跨不同次大小松的、關心公民科技與公民參與的集中場域，讓大家看見大家 [name=Ian]
:::

- 提案：是否能夠找到一個讓宣傳組便於操作，又能涵蓋上述概念的討論，因為我覺得並不互斥。
- 定位與內容的兩組概念

* 社群軌與社群邀稿的平衡
* 下次跨組會議（選完了）來討論
* 邀稿策略
* 下次跨組會議（選完了）來討論
* Keynote 的時間與邀請信
* Day 1 早上 1) 致昕 2) John
* Day 2 早上 1) John 2) 致昕
* https://docs.google.com/document/d/19IbzQdUivJAney2US5foIN5btjQuz_Cm7tp0V-2--po/edit?usp=sharing
> 我覺得目前的內容有點散，如果可以請議程委員們寫 1-2 句話把找致昕的關聯點出來，會比較有說服力 [name=pm5]
* 台北市資訊局
* 下禮拜可以來討論一下 FNF 的詢問
* pm5 會回信給資訊局

### 議程組討論
- 議程助理的個資權限範圍與開放時間
- 會要搜集比較多個資
- 目前會有獨立的slack channel
- 個資權限：總召、組長、助理頭
- 招募結束後，可以公開的個資要另外處理成表格，merge到全體工人的資料。
- 要開一個 Google Drive 目錄只有議程組和 pm5 可以看到
- 場務人員估算
-
- 行政人員估算
- 紀錄人員
- 設備人員
- EMT或醫護人員人數調查（現有工人與未來加入的工人都要調查）
- 可以找 YuTin [name=pm5]
- 2018 年的檢討有討論到這件事。
- 現在替代役新訓後都會有 emt1 所以如有知道替代役退役三年在內志工 可能是可找的對象 [name=yan]
- 週日來喊線上 co-working
- 14:00-16:00
- 照顧小孩的空間需求安排
- 上一次那樣一邊賣東西一邊照顧 壓力滿大的 不是好的解法 [name=yan]
- 但我們確實有參與者有需要，也許也有意願參與 [name=pm5]
- 上次十週年，也是正好有合適的場地 [name=Peter]
- VIP room 沙發區隔出來是有可能啦、也比較多人能看到（另一個可能是梯廳），就要看怎麼規畫場地的競合。 [name=RS]
- （如果要對外宣稱有這個服務可能會需要有證照類的東西（以致COSCUP 這幾年開始有些考量不太敢做），所以記得屆時處理這件事時的各種宣傳這服務） [name=yan]
- 遠距會議室如果沒有要用它可能會是個可以照顧孩子的地方。[name=yan]
-

### 預算

- 可以設定 filter 只顯示一個提出組別的全部預算嗎？比較好對有沒有遺漏的項目。[name=pm5] 拜託雁子
- 宣傳：場佈的各種主視覺還沒有列
- 會提醒設計小組評估一下價格
- 贊助徵求書要定版，宣傳才知道要做什麼
- （如果要樽節預算背板等等的東西可能會省） 要評估哪些有露出我們才只能 promise 贊助徵求書做得到。[name=yan]
- 場撤垃圾清運場務應該要列，但現在沒有場務，所以宣傳這邊比較緊張
- 背板清運費大概要抓5000-10000（如是讓背板廠商一起處理 [name=yan]
- 議程：ok
- 還要列手語翻譯
- 口譯：口譯交通費？
- 設備、紀錄、行政、總籌再麻煩列一下預算
- 總籌
- 倉儲費，收多益 1/18 要再續約租一年
- 要約時間盤點一下有多少東西，有多少空間，有多少拿出來賣

### 贊助徵求書

- 把初版拿出來大家協作
- 已經確定的 keynote speaker 的介紹
- 贊助方案

### FOSDEM 傳單進度更新

- 設計小組聯繫上了！
- RS 委託 Denny 協助攜帶，就沒有 OCF 收件時間空間壓力的問題
- 有沒有需要確認內容？還是交給 Peter, RS, Skyler 敲定即可？
- pm5 會再看一下
- 印 200 份

### 臨時動議 & 其他

- 1-2 月約出來吃一次飯，之後固定約吃飯
- 明天去投票！

## 第 1 回（1/2）

時間：1/2（二）21:30
地點：線上（[Jitsi Meet](https://jitsi.ocf.tw/g0vsummitcoordinators)）
出席：pm5 Peter Oliver YuTin RS yanyiyi

#### 上週進度追蹤

* 場勘 https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/45
* 優先順序 1) 2/27（二） 上午 2) 2/29（四） 上午 3) 2/27 下午 4) 2/29 下午，大家覺得如何？[name=pm5]
* 「早上送完小孩，應該10點能到」[name=oliver]
* 那等晚上議程組再問一下，我就寫信問法律所。上午的話就 10-12 點，下午的話 1-4 點之間的 2 個小時 [name=pm5]
* 行政 https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/150?work_item_iid=153
* 選項 1：問問前幾屆的行政
* 選項 2：等一月的贊助情形，看有沒有經費請人兼職
* 待討論：Allen 進入行政組
* on broading & 確認工作內容
* 先確認 Allen 有報 1/6 大松，有的話我們就可以那天 on board 他，不然就要約一個 call
* 報帳 [Summit 2024 登記預算與請款辦法](https://g0v.hackmd.io/BneF56PWQxms79e_LfQnpw)
* 要 review 的部分
* 跟十週年嘉年華不同，summit 的分工比較專業，所以財務分配上可能會有估計與實際資源的落差。
* 可以降低門檻，有其他組別的人進行審稿，有交叉核對會是基本要求。
* 他組審核的方式是為了降低總召loading與治理成本的方式
* 結論：編列與動用分開
* 預算
* 議程組已經整理好2018與2020預算資料，正在列這一次的。
* 記錄組算是剛成立XD，現在在想可能的執行辦法，「如果找不到『志工』，能請外面的攝影團隊來嗎？」[name=oliver]

（以下移到下禮拜討論）

#### 年會主題後續

#### 社群連動

* 社群軌與社群邀稿的平衡
* 邀稿策略
* 分工

## 活躍志工不足的解決對策

* 二次招募（宣傳組）
* 志工存活調查

#### 大松待辦事項

* 招募志工？
* 工作內容可能要列一下
* 口譯會有 wilt 協調
* 目前議程組可能會需要有人跳坑講者聯繫
* 場務/行政組可能也要跳坑
* Keynote 狀況說明？
* 議程軌狀況說明

#### 口譯軌數

* 口譯方需要更詳細的規劃才能報價
* 議程總共 3-4 軌
* 可以用的口譯方案各種組合有（歡迎補充）
* `（口譯老師 + 口譯室）*（直播訊號 或/和 現場收聽耳機）`
* 口譯訊號要直播的話，要先講
* 口譯訊號要放進會後錄影的話，要先談好
* UDTalk
* 會眾翻譯共筆
* 方案
* 方案一：只有 R0 有口譯，1 軌。其它用 UDTalk 或翻譯共筆。
* 方案二：R012 有口譯，3 軌。其它用 UDTalk 或翻譯共筆。
* 方案三：R0123 都有口譯，4 軌
* bottom line：

#### 臨時動議

下次提早 9 點開始 >_<

##### 散會（10:__ PM）

---

## 第 0 回（12/26）

時間：12/26（二）21:30
地點：線上（Jitsi Meet）
出席：pm5, Peter, chihao, RS, Ian, Oliver

#### 場勘

相關資料：[GitLab Ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/45)

進度：目前在詢問能否協助詢問 1/7 到 2/7 的平日白天 [name=pm5]

#### 行政後勤

* 我們有沒有打算成立行政組之類能幫忙處理訂房後勤的單位？[name=Peter]
* 有，可以人選推薦到 [GitLab ticket](https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/150) 上 [name=pm5]
* 覺得可以推薦認識的人比較安心 [name=RSChiang]

結論：持續招募中

#### 報帳審核流程

參考資料：[Summit 2024 登記預算與請款辦法](https://g0v.hackmd.io/BneF56PWQxms79e_LfQnpw)

* 如何決定放行？
* 組內預算：組內會議
* 其他丟跨組？
* 或比照發文的審查
* 出納

進度：等 Ian 更新請款辦法

#### 預算

* 編列狀況
* 議程組這邊應該就是口譯組的預算、場務跟議程助理的雜支（參考 summit 2020 資料）
* 過去會整理各組的分帳預算、可以看出每組的花費 [name=pm5]
* 建議編列時參考其他研討會的預算，寧願多列、避免最後發現錢不夠 [name=RSChiang]
* 預算會議
* 訂在一月底如何？是完成討論並且訂下至少 80% 的支出 [name=pm5]
* 我覺得沒什麼問題⋯⋯之前組內都有討論過了，可以來個 final call，多的再列追加預算 [name=RSChiang]
* 國外人來台的旅費補助：機票 + 行李
* Keynote 10 萬上限
* 其他講者？看 1 月贊助？[name=pm5]

結論：大家趕快編，一月底來開預算會議

#### 協調人群組

* 提案：[e-mail] 包含各組組長/協調人
* 跨組協調、出納出帳通知
* https://gitlab.com/g0v-summit/2024/board/-/issues/87
* ++ [name=RSChiang]

結論：都開！

#### 年會目標

* 歷年標語
* 透明開放、跨界合作、監督政府
* 拆後重建
* 開放了，然後咧
* 島？全球連結在地？
* 今年的 narrative
* 可能要選後煩惱？
* 行動者之森 [name=Peter]
* 希望強調大家因為參加這個年會的議程而燃起要採取下一步行動的熱情 [name=Peter]
* 「行動」這個主題有符合目前的 5 個主題以及 nerd politics 的精神 [name=Peter]
* 還沒想到主題，但希望能看到 Summit 作為疫後社群重整能量的起點XD [name=RS]
* 做專案的能量好像還有一些，倡議的能量感覺好了，希望可以把以前討論的氣氛帶回來 [name=RS]
* The show must go on! 要繼續辦下去，希望能變成 NGO 朋友也能涉入社群的時間點 [name=pm5]
* 跨不同次大小松的、關心公民科技與公民參與的集中場域，讓大家看見大家 [name=Ian]

進度：後續繼續討論，再拉回跨組會議敲定！

#### 與社群本身的連結

* 目前感覺社群本身對於 summit 在意的人蠻少的
* 開放參與的必然？
* 如何創造更多對於 summit 的認同感？
* 年後來辦個取暖會？[name=pm5]
* 我覺得放輕松的出席狀況一直不甚理想，也缺乏跟全體同步溝通協作的機制 [name=peter]
* 是否有必要性我覺得值得討論
* ++ [name=pm5]
* 會希望每週跨組會議繼續！放輕鬆可以變成自由揪團(?) [name=RS]
* ~~因為好像常常碰到有一半的 staff 不會在台北 or 台灣~~

#### 社群連動

* 社群軌與社群邀稿的平衡
* 邀稿策略
* 分工

進度：下週討論

#### 活躍志工不足的解決對策

* 二次招募（宣傳組）
* 志工存活調查
* 紀錄組會再找找問問對拍照有興趣的人 [name=Ｏliver]

進度：下週討論

#### OCF CONCOM 2024 (01/27 (六) 13:30-18:00)

* [CONCOM 2024 (kktix)](https://ocftw.kktix.cc/events/concom2024)
* 誰要去？2 人，超過可以再申請
* Peter 會代表 VTaiwan
* Ian 是工作人員
* RS++
* pm5++

#### 臨時動議＆討論

##### 主題どうする
Peter: 如果還沒決定 narrative 會不會影響到待會 keynote 的討論？
pm5: 我覺得還好，但如果議程委員覺得主題很重要，可能等大松左右定案比較好
Peter: 我覺得可以把剛剛討論的東西複製過去，帶過去討論

##### 下週開會時間
下禮拜同一時間 1/2 9:30PM Taipei time

##### 散會 (10:03 PM)